按常规体系文件通常设计成四层架构,包括:
第一层:质量手册():描述贵公司的质量方针、目标、组织结构、部门或职位职责、质量管理体系要求的描述(按照ISO9001:2015要求),质量手册使用对象为贵公司管理层(通常为部门经理以上)。
第二层:程序文件(PROCEDURE):描述质量管理体系要求的活动流程及方法,根据贵公司职能范围的划分或规模,通常由20-30份程序,按照ISO9001:2015要求通常划分为领导作用类、支持类、运行类、评价和改进类程序,程序文件的使用对象为相关部门的操作人员及管理人员。
第三层:作业指导书(WORKINSTRUCTION):描述具体活动的内容或方法,通常包括过程实现类作业指导书(如服务规范)、检验测量类作业指导书(如产品或服务质量检查)、支持类作业指导书(如设备维护类)、管理类(如职位说明书)。
第四层:表格(FORM):记录使用的格式,按照体系要求实施过程中需要保留的记录通常需要设计相应的表格,表格的使用对象为具体的操作人员。