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对申请单位提交代理的单据文件审核后，对于可以办-理领事签章的单据（如产地证）和官/方机构、公证部门出具的文件（例如商检局出具的商检证、动植物检疫局出具的动植物检疫证明等），可按要求直接送外交部领事司进行签章。对拟办-理的领事签章，属于贸促会签章范围的单据文件，如：INV、提单、屠宰证、商检公司出具的商检证、保险公司出具保险单等，先由贸促会直接加盖单据证明专用章予以签章，送外交部领事司签章。对于需制作国际商事证明书的，先交中国贸促总会出具国际商事证明书，再送外交部领事司。
在领事签章中，由我国外交部领事司对单据文件先进行签章是外国驻华使馆领事签章的先决条件。作为领事签章的前提和必经的程序，我国外交部领事司的签章是代表国家对涉外商业单据文件进行审查。对于需要领事签章的单据文件在外国驻华使馆签章前，必须先由我国外交部领事司签章，而不得直接交使馆签章。
外交部领事司办妥签章后，由外交部驻外机构服务中心送外国驻华使馆办-理领事签章。
外交部领事司和使馆签章
对申请单位提交代理的单据文件审核后，对于可以办-理领事签章的单据（如产地证）和官/方机构、公证部门出具的文件（例如商检局出具的商检证、动植物检疫局出具的动植物检疫证明等），可按要求直接送外交部领事司进行签章。对拟办-理的领事签章，属于贸促会签章范围的单据文件，如：INV、提单、屠宰证、商检公司出具的商检证、保险公司出具保险单等，先由贸促会直接加盖单据证明专用章予以签章，送外交部领事司签章。对于需制作国际商事证明书的，先由总会出具国际商事证明书，再送外交部领事司。
提交需签章的各类单证一律用打字机缮制,手写无效。并要求做到清洁、完整、有效、凡修改处要盖申请单位校对章(每份单证使用校正章不得超过三处),提交时应注明各单证需签章的份数。
签章文件需要加手签的,应提供有效依据(如L/C等)。
所有单证签章须在贸促会留底一份,留底的可以是影印件。
所谓领事签章，是指由外国驻华使（领）馆对我国出口企业所提交的商业单据和文件加以签章，确认和证明单据文件上的后一个签字、印章属实。在国际贸易中，对出口商的商业单据和文件以及其它机构的涉外文件由外交、领事机构加以签章，这已成为一种普遍的做法。通过领事签章证明出口商所提交的单据文件的印章及签字属实，从而向域外机构起一种证明和介绍作用，不致因进口国有关机构怀疑单据文件的真实性而影响该单据文件在域外的使用效力。