良好的文档（和编写良好的程序）是实现符合 GMP 要求的关键。GMP文档应包括足够的“指导细节”以确保流程易于理解和用户友好，并且应“……精心设计、准备、审查和分发”。（第 4.2 条，GMP 的PIC/S 指南）。
不良文件的隐性成本是巨大的，可能包括增加：
不符合项
审计结果（内部审计和监管审计）
根本原因调查和实施纠正措施的资源需求
生产时间（由于返工、修复错误等）
产品召回的可能性
返工不准确/不良的 GMP 文件
客户投诉，清单还在继续……。
确保您的程序不仅“勾选合规性复选框”，编写得当，并被视为有价值的业务工具，用于培训、业务可持续性以及证明控制和合规性的证据，这符合您的*大利益。GMP文件是您的员工遵循商定的、经过验证的和合规的治疗产品制造流程的方式。
以下部分提供了一些编写用户友好的 GMP 文档的技巧。
准备（和使用）标准化文档模板
'包含说明的文件应以有序的方式布置并易于检查。'（第 4.4 条，GMP 的 PIC/S 指南）。
设计良好的模板可使文档内容清晰明了，并减少文档作者根据个人喜好更改格式的机会。
当使用模板时，对 GMP 文件的理解也会增加；当使用相同的风格、语言和结构编写文档时，*终用户将学习得更快、更自信。
您的 GMP 文档模板是否包含标准化标题，例如：
范围
角色和职责
术语和缩写
参考部分
改变历史？
确定文档类型
您的任务是编写一份 GMP 文件……但不知道从哪里开始？
您拥有的信息类型将决定：
你需要写什么类型的GMP文件
您需要使用的模板
你应该使用的语言。
信息类型可以包括但不限于：
处理信息
分步说明
一个概念或规则
一个图表。
例如，您已获得有关如何校准天平的分步说明，但您不确定是否应该编写程序、工作说明或表格？使用下表获取一些指导：
| 信息类型 | 考虑在……中记录 |
|---|---|
| 概念或规则 | 政策 |
| 过程 | 程序（或 SOP） |
| 指导，一步一步的“如何做” | 作业指导书、试验方法等 |
| 事实 | 规格 |
使用通俗易懂的语言
“文件的风格和语言应该与其预期用途相符。” （第 4.4 条 PIC/S GMP 指南）。
通俗易懂的语言是一种沟通方式，使用户能够：
找到他们需要的信息
了解他们找到的信息
使用他们找到的信息来满足他们的需要。
用通俗易懂的语言交流是一门表达你的意思的艺术，清晰！
下面详述了一些简单语言的例子。您可以使用更多示例和通俗易懂的语言技巧来使您的 GMP文件更加用户友好——为什么不参加我们的技术写作培训课程之一以了解更多信息呢？
| 简单的语言在行动 | 为什么？ |
|---|---|
| 使用“主动语态” | 主动语态句子用词较少，主动强制式，使内容更简洁高效，而被动语态句子含糊不清，用词较多。例如：
|
| 保持简单 不要使用不必要的词 | 一个简单的词就可以了，但不要使用复杂或不必要的词——它不会让你看起来更聪明——它只会降低文档的可用性！例如：
|
| 使用特定语言 | 如果您使用非特定语言或含糊不清，您的用户会理解得更少。使用特定的语言意味着“解释”的空间更小。避免使用如下词语：
|
| 布局 | 密密麻麻的文字很难阅读。您可以使用以下方法提高可用性：
|
| 如果/那么表 | If/then 表对于记录不同场景的结果很有用。 |
您的 GMP 文件的实用性如何？你们进行可用性测试吗？
通常，文档作者可能不会例行执行某项任务，或者该任务可能是新的。建议与将要执行任务的人员一起“审阅”该文档，以确保它对用户友好且合乎逻辑。
一种简单的方法是观察*终用户执行活动。记下他们遇到困难的地方以及需要提问的地方。这表明文档的可用性存在问题，应该在*终批准之前解决这个问题。