在国际贸易中，由谁订舱及支付运费，和采用的贸易术语相关。
按照惯例，采用CIF、CFR、CPT、CIP、DAP、DAT、DDP等价格成交，由卖方订舱及支付运费；
采用FOB、FCA、FAS、EXW等价格成交，则应由买方订舱并支付运费。而在实际工作中，由于买方身处外国交流不便，经常是由买方先指定船公司及相关订舱信息，但实际的订舱工作还是委托出口方来办理。
一般来说，如果是发货方帮客户走海运，跟单员应在客户安排尾款后尽早向货代询问船期、海运费（出货前两周），一般要给货代提供以下几个信息：
起运港、目的港、柜型和柜子的数量、货物种类、指定船公司、重量（有些船公司超过了18吨就要收超重费）、出货的日期。
在获取价格的也要关注船期的长短和价格的有效期，在货物装柜前一、二周，把invoice、packing list、booking给货代（货代预先给booking的模板），booking上面要填写发货人（shipper）、收货人（consignee）、通知人(notify)、起运港、目的港、柜型、唛头、品名、数量、重量、方数、运费预付或者到付、盖上公章，传真给货代，货代用booking拿去船公司订舱，订舱确认后船公司发盖章的SO，如果客户要求申请14天免堆期，要在booking上注明，有做信用证的也把信用证也发货代一份。
收到SO要核对一下柜型和柜数是否正确，发SO给拖车行，拖车行凭SO到码头打提柜单提柜，打单后会产生柜号和封条号，提前一天和拖车行预约好并说明装柜时间、柜型、数量、报关行、装柜地址、工厂联系人及电话。
（SO主要内容有：起运港、目的港、船名、航次、柜型、截关时间closing time、截提单补料日期cut off date、开船时间，且每张有唯一号码，SO上的截关日期必须是在做柜日期后）。
如果我们是做FOB条款，通常客户会指定货代或船公司。
一般客户的货代会主动联系我们，在出货前一周向货代要booking的标准格式，填好booking后向船公司订舱。FOB的码头费用要事先和指定货代确认好，以免货代把不必要的费用转嫁给发货人。
如果我们只做EXW，客户的货代会预先要求我们把产品的装箱单发给他，这个装箱单只是为了说明货物的信息方便货代研究运输方案，品名附上中文。
装柜（开船前4-5天）
1. 装货前，要Zui后一次和仓管确认货物已全部备齐，货物摆放位置，产品的数量是否准确。如果客户或者第三方检验公司要来监装，必须事先预约好，尽量让监装人员在柜子来之前赶到。（在监装人员没有来到现场前，一般是不可以开始装柜，或者可以先装一小部分）。
2. 要求拖车公司提柜时候一定要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方，并要求发一份资料给到跟单联系人，注明单号，柜号，车牌号，司机及联系电话。
3. 出货前一天通知仓库管理员，有几个柜子，什么时间来装什么货物，安排人手装柜，预算装柜的时间，了解的货物的体积、尺寸和性质，拟定装柜方案，列出装柜清单。（注意：计算装柜方案时要考虑货柜的平衡（重量要平均），柜尾摆放海关易通过的货物）。
4. 联系货代和货柜司机，问货柜什么时候到厂，到厂后，先核对货代发来的拖车车牌号、柜号以及fenghao，复印司机身份证。
5. 装柜全程要照相：车牌柜号-空柜开柜-开始装货-货物装到一半-装柜完毕-封条-封柜（开门-半开-关门）。拍照是出货的证明，为了避免后期货物到港，客户投诉货物缺失或者损坏，每装一个种类的产品都拍照，证明货物是完好的。
6. 拍照的还需要由仓管或者专门的记录员，记录在货柜的什么位置，装了哪些货物，货物的实际装柜数量、包装数，也要记录车牌号、柜号、封条号。（这些数据用于填写报关装箱单）。有时候，海关查柜要知道货柜靠门的位置放了什么货物，Zui后放了什么东西要特别留意。
7. 装完柜子，跟单员确定封条已经封紧柜子。仓管同业务员确认柜子是否可以离厂，还是说要等客户打款。
8. 将装柜照片进行整理，命名，作为装柜资料发给业务员，业务员发给客户查看。
9. 还柜到码头，取得重柜纸，更新货物实际的过磅重量和体积，交报关行。
10. 工厂有任何出货都要写出货单，写明货物的明细，并让司机签名。
海运单据:
1.补料：货柜装船后，柜子由报关行报关后 ，按时交放行条给船公司，船公司就会被安 排配船，出提单（bill of loading)。配船 前，跟单做好SI（补料资料Shipping Instru ction）发给货代的配船负责人，因为第一次 的BOOKING上面的内容只是大概，要 提供补料确认Zui后提单上的详细内容，SI上 着重要确认的是收货人的信息，且货物信息 要求同装箱单的一致。补料之后货代会发来 一份补料COPY件，用于确认提单的显示信息。
一种为一次性补料，即要求配船的补料资料就是客户提单显示信息，之后如果客户信息要求修改，需要收取改单费用。
2.对单：货物上船后，船公司会给到货代一份真正由船公司出示的，有提单号及船公司 名称的提单COPY件确认提单信息。货代把cop y件发给出货人，出货人要自己核对信息 ，发email给国外客户确认提单信息无误 后，让船公司开出正本提单安排寄出至我司 （一般船开2天后，就会出正本提单）。除了 确认收货人的信息，也要客户确认通知 方、货物描述、金额，这些信息都会影响到 客户的清关，不同国家不同港口的客户会有 不同的要求。
注：由于时差问题，有时候无法当天即刻联系到国外客户，在booking前就已经要问到客人的详细consignee information，包含公司名、地址、联系人、电话号码，注意公司名一定是直接收货人，有时候客人请了其他清关代理去收货清关，这时候填写客户自己的公司名无效；电话号码要确保正确无误，可以打通，船公司会预先打电话确认号码是否真实存在。为了确保可以随时联系上客人，有客户的手机号或者聊天方式。
3.开debit note：船公司经由货代发来debit note，出货人付运费到指定账户（运费都是一美金结算，事先和船公司谈好汇率），或者直接让国外客户付款，船公司收到款后，放正本提单。
4.运输文件：除了正本提单，客人也需要Zui基本的PI、CI、PL原件作为进口清关单据，CI和提单上面的客户信息要一致，制作商业发票前，要问客人对发票的内容是否有什么要求，特别是品名描述和金额，是否需要翻译成其他语言，是否需要其他单据如原产地证；装箱单要以实际装货数量为准，所有海运单据先email发电子版给客人确认，再打印出来盖章签字快递寄给客户。PI、CI、BL的所有相关信息要单单一致！
5.寄单：业务员要问先到客人的详细寄单地址（有时候客人的寄单地址不一定是他们的公司地址），也可以问问客人要求寄哪个快递公司，寄单的时候把快递单和单据拍照发给客人，证明我们已经将单据寄出，并把快递单号发给客人，方便客人查询快递进度。把所有单据的电子版发email给客人留底。过一段时间，要问客人是否收到快递的单据。
6.开船后，发shipping advice给客人，告诉客人船名、航期、ETD和ETA等。业务员可以在船公司的网站上面查询柜子的运输情况，柜子快到港时，要提前提醒客人做好提柜和清关的准备。业务员可以提前让货代查询客人目的港的费用，一般包括船公司费用、关税和清关费用，提前告知客人，让客人有所准备。
来源:货代kevin