一、什么是备案单证？
出口退税备案单证是出口企业在出口业务流程的关键环节形成的凭证，是企业向税务机关证明其业务真实性、还原货物流的重要资料。备案单证在向税务机关申报出口退税时不需要提供，但必须按规定留存企业备查，税务机关在日常检查、调查评估、函调时会进行调阅，企业有违反规定的情形，将会导致比较严重的后果，所以企业应重视对备案单证的管理，将其作为企业出口退税内部风险控制的重要内容。
二、备案单证内容
⑴ 外贸企业购货合同
⑵ 出口货物装货单
可以使用海关部门出具的《通关无纸化出口放行通知书》替代装货单备案。
⑶ 出口货物运输单据
A. 海路运输的提单
❶内容完整（收货人、发货人、通知人、提单号、船公司名、装货港、签发地、卸货港、目的港、集装箱号、封箱号、箱数、货物名称、重量和体积、签发单位）；
❷发货人是否本公司或委托的货运代理；
❸收货人和通知人是否为境外客户或国外清关的货代；
❹货物名称、重量、数量是否与报关单一致；
❺提单集装箱号与报关单的集装箱号是否一致；
❻海运提单不能使用印有“DRAFT”（即时草稿提单）的提单作为备案单证；
❼海运尽可能提供船东提单及与之匹配的货代提单；
❽如无法提供船东提单的，可用船公司出具的订舱确认书和货代提供的提单替代；
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B. 公路运输的“载货清单”（即司机纸）
❶付货人或货物运转代理名称及地址（盖章）栏填写并盖章；
❷填写车牌号码（内地车牌、香港车牌）；
❸内地运输公司（盖章）；
❹填写（香港）承运公司名称栏。
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C. 铁路运输的“国际铁路货物联运运单”
❶对比出口货物报关单、装箱单（通关无纸化放行通知书）、国际铁路联运运单上基本信息要与其一致；
❷若发货人是中铁国际多式联运有限公司的，要加盖发货专用章。
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D. 航空运输的“航空运单”及“国际货物托运书”或“称重单”。
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E. 快递运输的“快递运单”
F. 监管仓运输的“进仓单”、“出仓单”、“保税核对清单”及Zui终出境时的提单。
（4） 承付的国内运单
出口企业承付运费的国内运输单证及发票
三、备案单证的规定
期限：出口企业应在申报出口退（免）税后15日内填写《出口货物备案单证目录》
时限：备案单证保存期为5年
存放地点：填写《出口货物备案单证目录》，并注明备案单证存放点：财务室或文档室。
四、备案单证违章处理
1、未按规定进行单证备案
国家税务总局公告2013年第12号《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》第五条第（八）项规定：出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。
国家税务总局公告2012年第24号《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》第十三条第（一）项第2目规定：未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。
2、提供虚假备案单证
财税〔2012〕39号《财政部 国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》第七条第（一）项第4目规定：出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物，不适用增值税退（免）税和免税政策，视同内销货物征收增值税。 国家税务总局公告2012年第24号《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》第十三条第（三）项规定：出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。
国家税务总局公告2013年第65号《国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税有关问题的公告》第十三条规定：出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的资料中，属于申报出口退（免）税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的按照相应的规定处理。
3、对企业分类等级的影响
一类、二类企业不配合管理调整为三类企业 一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。拒绝提供备案单证降为四类企业。
文| Little