外贸单证申请需要注意什么？外贸单证遗失了该如何处理？

流程
1．外贸洽谈前期，制作形式发piao用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。
2．交易确认以后，制作外贸合同。
3．准备交货的时候，制作商业发piao、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。
4．报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。
5．交货付运后，得到三证三副提单。
6．制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发piao、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。
7．凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。

无论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求，相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则，是“单证一致，单单一致”，即单证制作符合信用证要求（在信用证操作时），同一套的单据间，在相同栏目的内容一致。
比如，货物的数量，无论在发piao、装箱单还是其他单据的数量栏中，填写都应一致，包括计量单位；在提单中显示了唛头（货物外包装箱上印shua的用于识别的标志符号），发piao中就不能显示“N/M”（无唛头）。

每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期：
发piao（INVOICE）日期一般早于所有单证；
装箱单（PACKING LIST）一般与发piao同日，必须在提单日之前；
提单日（ON BOARD DATE）不能超过L/C规定的装运期；
保单（INSURANCE POLICY）的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发piao；
产地证（C/O、FORMA）不早于发piao日期，不迟于提单日；
商检证（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日；
受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATION 　等于或晚于提单日；
船公司证明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提单日；
汇piao（DRAFT）日期应晚于提单、发piao等其他单据，但不能晚于L/C的效期。

单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述等。具体制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生成。
除了制单人为错误外，因为外贸过程中环节甚多，不同部门的操作中难免会有疏漏误差，或因情况改变而导致的错误。比如，原定出货100箱，也按照这个数量制作了商检和报关，可实际装运的时候发现仓库记录错误，实际发货量只有98箱，或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形，可以视情况灵活处理。
信用证项下操作的，完全依靠信用证制单；非信用证的，根据单证交付的对象不同见机行事。可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。所谓将错就错，就是与实际不符，仍按照事先约定的条件制单，赞成的影响与客户协商解决。比如，在货物短少的情况下，仍按照全数缮制单证。
所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。
因为报关等数据失误，导致实际收汇和报关金额不一致，会影响核销。一般的做法，在数额差别不大，比如2000美金以内，仍可以核销。亦可截长补智囊，把多收的钱弥补其他少收的钱，把帐目做平。Zui后，还有一个可能会犯的低级错误，单证遗失。


单证遗失事故的处理
单证遗失，可能是由于出口商制作和保管单证不善赞成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善，一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。发生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要靠自己去尽力补救。
要防患于未然，企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递堆积。业务员自己缮制保管单证的，要注意归档管理。老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案，列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。公司有专门的单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转交过程中的“真空”缺漏。
所有的单据，都复印一份，以备万一出纰漏时可以对照原单处理。
单证遗失后，要第一时间处理。属于自己缮制的发piao装箱单等，即刻补制，属于国家机构或第三方出具的，及时通知出具人，办理补单手续。详细如下：

1.报关单据的遗失
发piao等单据在报关前遗失的，尽量自己补发并快递给报关代理人。如果是长期合作的报关代理人，不妨预先留几份签章空白发piao箱单等，以便急需时由报关代理人帮忙填写。这在外贸操作中比较常见。
但这样做的风险很大，存在着报关代理人私用于伪造单据的可能。随付报关的核销单遗失，必须将所遗失的核销单立即报告外汇管理局，登报声明作废，再出具一份核销单。
海关已签发的报关单证明联、核销联遗失，可以向海关提出书面申请补签，并随附有关证明材料，海关审核同意后，可予以补签。海关在证明联、核销联上注明“补签”字样，并按规定收取工本费。

2.提单的遗失
提单遗失后，可以通过货代补发提单，或电放（收货人无需正本提单，凭货代电报指示放货）形式解决。但办理起来较为棘手，各个船公司规定不同，通常根据与出口商的关系而定。因为补发提单对货代而言风险很大，如果出现冒领或其他纠纷----比如出口商恶意欺诈，将原提单交付客户或银行以后，谎称遗失，借以扣留货物----货代难脱干系。
特别地，如果是“记名提单”（即提单上限定具体的提货人）比较好办，只要提货人证明自己身份即可电放，但如果是“指示提单”（即提单上暂未指定收货人，这一点在本书后面的货运章节中将详细解释）就麻烦了。
如果货代信任发货人，那么通常发货人一封保函（担保出现的所有责任由发货人自己承担）即可解决；而如果彼此不熟悉，则货代通常会要求在出具保函的提供相当于货值或双倍的担保金，担保金期限甚至长达一年。这对于货主而言将是个沉重的负担。

实例
一份指示提单在交付快递公司后遗失，发货人请求电放，船公司求发货人提供遗失声明，再到公安局报案，取得报案登记后，在船公司指定的刊物上声明提单作废，Zui后再交纳200%的货值担保金。
Zui后在买卖双方的配合下，因提货人信誉不错，船公司才Zui终许可免交了担保金，但此过程也耗时耗力。提单一般三正三副，除非客户要求“全套提单”，否则尽量争取保留一份正本提单，避免遗失风险。

3.原产地证的遗失或修改
如果因实际交货与申报的不符，或有其他错漏，需要修改补充原产地证内容，必须申明更改理由并提供依据，经签证机构审查符合要求后，重新办理申请手续，收回原发原产地证，换发新证。如已签发的原产地证遗失或损毁，从签发之日起半处内，申请单位必须向签证机构申明理由并提供依据，经签证机构审查同意后重新办理申请手续。签证机构在新签证书上注明“XX年XX月XX日原发XX号原产地证作废”。
这里说的签证机构，可以是进出口商品检验检疫局，也可以是各地的贸易促进会。单证缮制正确完整，就为收取货款奠定了基础。如何在交付货物单证后顺利收回货款，仍是我们特别需要重视的。货款不能及时、安全收回，所有业务都是一场空。
前面我们曾说过，为保障出口商收回货款，理论上通行的做法是信用证。实际上除了信用证外，还有几种结算方式。信用证始终算Zui安全、Zui有保障的----当然，也是手续费Zui贵的。