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如今，国际往来日益密切，文书流转日益频繁，日本作为海牙成员国之一，办理海牙认证可以使文书在所有海牙成员国之间互通，而且海牙认证简化了认证过程，节约了认证时间，其方便快捷得到了国际社会普遍认可。
日本海牙认证用途广泛，以日本文书拿到西班牙使用为例：
1.在日本完成大学学业后想到西班牙继续留学深造，在办理西班牙签证时需要将日本学历学位证书和日本无犯罪证明办理海牙认证才能被西班牙政府认可；
2. 日本公司要到西班牙设立分公司或办理商业事务时需要提供日本公司商业文件的海牙认证。
办理流程：
文件需要递交到日本外务省办理海牙认证程序。
日本海牙认证与领事认证
1. 相同点：都是为了使国内外文书互通的一种认证制度，且两种认证都仅仅是对文书签发人的签字的认证，不是对文书内容的认证。
2.不同点：首先，海牙认证省略了领事馆认证的步骤，认证过程更为简洁，提高了文书流转速度，节约了申请人时间，而领事认证过程繁琐，耗时较长；其次，海牙认证可以在所有海牙成员国中使用，而领事认证只能在办理的目的国一个国家使用，其他国家并不承认这份领事认证。但海牙认证只适用于海牙成员国之间，尚未加入海牙成员国的国家必须经过领事认证，文书才能被政府机构认可
可办理日本海牙认证的文书类型
1. 个人证件类：出生证、结婚证、法庭离婚判决、绿卡、护照、房产证等；
2. 留学类：成绩单、学历证书等；
3. 证明类：单身证明、 无犯罪记录证明、死亡证明等；
4.商业文件类：注册证书、法人资格、协议书、合同书、授权书、声明书、证明书、委派书、商标证书、资产证明、资信证明、董事信息、股东信息、公司章程、会议记录、公司更名文件、发票、原产地证、报关单、产品证书、产品介绍及其他公司文件等。
