根据中国委托公证人协会有限公司统计,中国委托公证人所办理的公证文书种类大致有六类:声明书、证明单方签署的法律文书、证明法律事实、证明文件的原本及复印本、证明双方或多方面签署的法律文书、CEPA[1]类公证文书。文书的具体内容大致有如下几种:申请同内地人士结婚声明书;申请内地亲属来港声明书;继承(放弃继承)遗产声明书;申请办理夫妻关系(结婚)声明书;申请回内地收养子女声明书;内地人士出国读书经济担保声明书;个人委托书;赠与书;公司委托(授权)书;公司资料(状况)证明书;公司董事会决议证明书;《申请港资企业证明函》证明书;房地产买卖合同;房地产抵押合同;“香港服务提供者”定义的公证文书。
就内地涉诉案件而言,除向法院提交加盖香港公司公章的证据材料需要公证之外,证明香港公司主体资格及律师委托材料也需要进行公证,需要进行公证的材料和法律文书具体如下:
1. 主体存续证明文件
(1)公司注册证明书;
(2)商业登记证;
(3)周年申报表;
(4)公司负责人身份证明。
2. 董事会决议
就该次诉讼事项达成董事会决议,明确授权公司内部将代表处理诉讼事宜、签署文件的人员(“有权签字人”),并建议包含将委托某位内地律师的内容。
3.授权委托书
有权签字人在香港签署授权委托书的,需进行委托公证;在国内法院现场签署的,无需办理。
4. 起诉状、证据材料
当事人从香港寄交起诉书、证据材料,或向法院提供的证据材料是在香港形成的,也应当办理委托公证手续。
3.通过中国司法部网站对公证人的委托公证业务办理资格进行核实;
4.选择并联系委托公证人;
5.沟通委托公证事宜、涉及需要公证的文书类型、份数、文书用途和使用地区(使用地需具体到某个省某个市);
6.律师起草授权委托书等公证初稿待客户确认;确认初稿无误后办理公证手续;
7.涉及到董事会决议/唯一董事决议需要董事亲临委托公证人所在律所办理签字手续;
8.委托公证人审查申请人提供的资料或文件的真实性和合法性;
9. 委托公证人草拟及制作公证文书(正本、副本、复印本)填写转递申请书(经委托公证人公证的文件,除了有蓝色固式印鉴和签字外,整套文件均需加盖火漆封印);