出国文件在以下情况下需要办理领事认证和大使馆加签：
非《海牙公约》缔约国使用：当中国内地出具的涉外公证书或其他证明文书送往非《海牙公约》缔约国使用时，需要办理领事认证和大使馆加签。这是因为这些国家可能不认可未经认证的文书，办理领事认证可以确保文书的真实性和有效性
《海牙公约》缔约国使用：对于《海牙公约》缔约国，可以办理附加证明书代替领事认证。自2023年11月7日起，签发附加证明书的文书在《海牙公约》各缔约国之间通行使用，无需再办理领事认证
办理领事认证和大使馆加签的具体流程和所需材料如下：
公证：由本国公证机构对文书进行公证。
外交部门认证：由外交部或其授权机构对公证文书的真实性进行确认。
大使馆或领事馆加签：后，驻外使领馆对经过外交部门认证的文书进行终确认，并加盖印章
办理领事认证和大使馆加签的常见情况包括：
企业因境外经贸活动：如营业执照、公司章程、企业资质证书、企业纳税证明等，在送往非《海牙公约》缔约国使用前，通常需要办理领事认证
个人出国：我国公民赴国外学习、工作、居住，或办理出国签证时，通常需要提供国内公证机构出具的出生公证、未受刑事处分公证、授权委托书公证、合同公证等涉外公证书
