企业备案Q/GB/检验记录怎么留存

企业备案Q/GB/检验记录怎么留存

1. 留存的核心要求：能证明“每一批次/每一台”的判定依据

检验记录留存不是为了应付检查，而是为了三件事：

• 平台抽查时能快速提供证据

• 客户验收/审厂时能说明持续符合

• 质量纠纷时能自证判定依据与过程

2. 建议建立“记录体系分层”：出厂记录 + 型式记录 + 变更记录

（1）出厂检验记录（FQC/OQC）

• 面向批次与交付

• 重点：标识一致性、关键参数、关键功能、处置

（2）型式确认/周期确认记录

• 面向设计符合与代表性验证

• 重点：条款覆盖、试验条件、样品选择逻辑、结果摘要与原始记录索引

（3）变更评审与验证记录

• 面向关键件替代、范围扩展、版本升级

• 重点：影响评估、验证策略、批次隔离与生效日期

3. 检验记录“Zui小必填项”（建议做成固定模板）

每份记录建议至少包含：

• 产品名称、型号/配置、批次/序列号

• 执行标准号（Q/或GB/）与版本口径

• 检验项目、方法/条件、判定准则

• 检验结果（数值/合格/不适用）

• 检验日期、检验员、复核人

• 不合格处置记录（如有）

• 关联文件编号（说明书版本、铭牌版本、作业指导书编号等）

4. 留存方式与权限控制（保证真实性与防篡改）

• 纸质记录：编号、签名、页码、装订封存，建立借阅登记。

• 电子记录：受控系统或受控文件夹，版本锁定、权限分级、修改留痕。

• 两者可并行，但要保证“纸电一致”，并明确哪个为主档。

5. 留存期限与索引（便于抽查快速定位）

建议建立“记录索引台账”：

• 记录编号、产品型号、批次、日期、存放位置、责任人
  抽查时只需按“型号+批次”即可定位到对应记录，而不是翻箱倒柜。

检验记录留存要形成体系：出厂记录证明持续符合、型式记录证明设计符合、变更记录证明口径受控。用模板固化Zui小字段，用台账做索引，用权限与留痕保证真实性，才能在抽查、审厂、纠纷场景下快速自证。