4.1、文件的标识:
公司所有为符合标准要求和有效运行质量管理体系而编制的文件，均利用文件名称作为标识，文件的修订状态用版本标明，如A/0，如有修改，可以标明A/1，A/2依次类推。
4.2、文件的格式:
公司的文件可以纸质或电子档为载体，格式不限。
4.3、文件的控制:
4.3.1文件的审批：
公司的文件可以纸质档为原稿，提交总经理或其授权人批准后发布生效。
4.3.2文件的发放：
原则上和文件相关的部门或区域均应获得文件，接收人在《文件发放登记表》上签收。电子档文档向内部开放查阅。
4.3.3文件的使用和保存：
使用人应保持文件清晰可读，并妥善保存。
4.3.4文件的修订：
文件修订需经原审批人重新批准，并注明修订状态。
4.3.5文件的保留和处置：
文件作废后如有保留的必要做好标识后保留，否则一律做销毁处理。
4.3.6、外来文件:法律法规、产品标准、主管部门文件、客户要求等由相应部门收集提供交行政人事部归档，并提供查阅或组织学习。外来文件的编号沿用原编号。
4.3.7内部编制的文件列入《受控文件清单》，外来文件列入《外来文件清单》作为检索的依据。
4.3.8记录作为文件化信息的一种，也以表单名称作为标识。
4.3.9各部门把记录分类、依日期先后顺序归档整理，存放于通风、干燥的地方，记录的存放处必须利于检索，且能防虫、防潮、防盗。记录应保持清洁，字迹清晰。记录的修改应标明，防止非预期的更改。
4.3.10记录的保存与销毁处理：
行政人事部建立《记录清单》规定记录的保存期限，超出保存期限的记录由行政人事部核实后统一销毁处理。
