第一次做外贸跟单,外贸跟单员如何快速掌握操作流程的方法在这里（附文件模板和操作流程）

朋友做建材出口，前期的收订单还能应付，可是从找货代开始，还有什么装货柜，截单截港日期，报关，提单，商业发票，关税什么的，都整无比的糊涂,希望我能提供下具体操作流程。

这位朋友的问题主要涉及跟单船务方面的工作。

1.来谈货代。订单生产完成后准备采用哪种运输方式把货发到客户手上就是确定货代的事情。

朋友的行业是建材，产品包装体积应该比较大，重量不轻，应该是海运合适，货柜运输。

2.确定哪家货代来走这个运输,取决于报价贸易方式。

常用的贸易方式FOB,CIF等，如果你的报价是FOB,那么海运费，保险费和目的港费用由客户负担，客人会提供他的货代资料给工厂，但起运港的费用该由朋友自己负担，也就是货柜从工厂到船上的费用，其中包括出口清关。

如果CIF,得自己找货代安排运输,负责货柜从工厂到目的港的所有费用，包括拖车运输到码头，出口清关，海运费，保险费。看哪家货代便宜实惠又可靠,选哪家.

还漏了一种叫工厂出厂价的EXW，所有运输费用工厂都不用负担，只负责生产，按时完成就好。客人会安排货柜到工厂来装。这种方式省事。

3.确定好货代公司后，联系订舱，根据产品包装体积和重量来确定货柜数量。

货柜型号常见的有20尺柜，40尺平柜和40尺高柜三种。45尺柜也存在，但不常用，反正我做了20年外贸，还没有哪个客人让我走这种柜型，或许是费用太贵，客人不愿意用。

每种柜型可装的产品总立方数，这里只能是大约，毕竟装沙子和水在货柜里面的话，这个就不能作为参考，因为这种产品不会有空间浪费。

一般产品来说，20尺柜配产品27个立方，40尺柜配57个方，40尺高柜配67个方。前提是货柜里面产品总重量不能超过26.5吨，否则货运公司拒收，因为码头的吊车多只能吊这么重。

订舱确定后，先要审核收到的订舱单SO是否如自己要求，比如目的地，柜型和数量是否准确，看看截报关时间Cut offdate，截补料时间SI，截重量VGM提交时间。

4.安排出货.

一般在截关时间提前两天装货柜，货柜可以正常赶上船期。但也有货代会要求提前截，你需要留意邮件里面是否有给出时间。一般来说,按照订舱单SO上要求的时间前提交可以赶上船期。

结合自己公司生产线的订单进度，看是否能赶上SO上的船期，如果赶不上则向货代申请延期。

5.出口手续.

出口报关资料包括了商检单和报关单，如果公司不大，业务量不多的情况下建议找的出口公司代理会比较好。如实在找不到，可以找货代来安排出口报关，他们都可以代理这些。这块市场竞争激烈，费用不贵。

6.出货资料:

出货后需要准备出货资料,以便客人在目的地清关.资料一般包含4份文件:发票，装箱单，产地证，提单。以下我抽取了之前用过的模板给做参考。

考虑到涉及商业机密的问题，有些内容只能空白。提单也非正本，只提供了补料模板（提交补料后，货代都有自己固定的提单格式副本发过来确认）。

1)产地证模板（包含一般产地证C/O和普惠制产地证 FORMA，有这个证件，进口商可以在目的地国家得到一定的关税优惠）),具体每个客户需要哪种，可以问客人或者网上查这个国家都能知道）

2)发票模板 (里面的PI/INVOICE号码都可以自己随便定，但PI号码在确定订单前已经有了，这里的号码必须和之前的一致。）

3)装箱单模板（产品细节资料，INVOICE发票号码，PI形式发票号码,日期等都必须和前面发票上的一致）

4)提单补料模板

以上文件基本能满足客户在目的地清关。但每个客人的要求不同，有的客人还需要验货报告（I.C)，装柜报告(C.L)，文件快递报告(D.C)，船证（S.C)等。客人如果需要这些文件，公司要配合提供。

7.收款方式，电汇还是信用证银行交单。电汇一般采用定金加余款出货前付清，或者定金加余款在见提单副本付清。如果后者见提单副本付清余款，工厂需要把余款收到账后才能安排快递正本出货文件给客人。

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不要相信客人发给你的银行水单，钱没有到你的账上，千万不要快递正本文件。牢记!牢记!因为有很多工厂大意，相信客人而吃了大亏。客人发个水单过来，告诉工厂，货款过两天就到账，他那边着急清关，让工厂尽快快递文件给他们。但只是个副本或者截图，根本没让银行汇出来。后工厂想追款又何其难。

碰到这种情况，客人催你快递文件，你只需要回复还在和银行确认。告知客人，公司有制度流程,钱没有到账,文件无法快递，也给自己继续沟通留下余地。钱没有到账，文件在自己手上才比较安全。

如果信用证付款，有交单时间限制，一般要求开船时间后,10天内交到银行，且务必在信用证有效期内。具体交单时间，每份信用证上都有要求。

文件照信用证要求准备好后，应该尽快交到银行，启动收款程序，货款才能早点回来。

等款回来了，文件也快递出去后，这单的流程基本全部走完了。