1、进口许可证和出口许可证：某些国家对特定商品的进口和出口实施许可证制度，出口商和进口商需遵循这些规定。出口许可证是由国家对外经贸行政管理部门签发的法律文件，批准商品出口，并用于海关放行和银行结汇。规定如下：
国家实行出口许可证管理的商品，无论单位或个人，不分贸易方式，出口前必须申领出口许可证。
非外贸单位或个人运往国外的货物，若价值超过人民币1000元，无论商品是否受许可证管理，均需申领出口许可证。
个人随身携带或邮寄出境的商品，除非符合海关规定的自用和合理数量，否则也需要申领出口许可证。
2、信用证：信用证是由进口商的银行开具的，承诺在符合合同条件的情况下支付货款。这是一种重要的付款保障机制。以信用证为结算式的，在信用证开出并抵达出口商（信用证受益人）的银行后，银行会做通知，并交信用证连同通知转交出口商。
3、合同：如系卖方制作，可称为销售确认书(SALESCONFIRMATION)，买方出具则可称为采购确认(PURCHASEDCONFIRMATION)。
除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。
对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等，合同中往往还会附加“溢短装”条款，即允许在合同总数量和金额的基础上，有若干幅度的差异，Zui后按照实际交货量来结算。
比如“5%MOREORLESSALLOWED”，即允许多交或少交5%。
理论上，合同应该“一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭”，可在外贸实务中不大苛求照搬执行，一般的传真件也就行了，作为备忘录。更多的还是依靠商业信用，以及预付款、信用证等实质的把控手段。
合同本身反倒显得不重要了。也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下“信用证开出后生效”等条款，淡化合同的约束力，到处散发作为询价工具。
碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。
4、发票：出口发票是一份详细列出了商品名称、数量、价格和总值的文件，用于结算和海关申报。它通常需要包括出口商和进口商的信息。
发票常见种类：商业发票、海关发票、领事发票（主要用于拉美国家）、形式发票（不具有法律效力）、厂商发票、联合发票（主要用于港澳地区出口）。
商业发票(COMMERCIALLNVOICE)
商业发票是国际贸易中非常重要的文件，对于海关申报和付款都至关重要。它有助于确保交易的透明性和合法性，并为进口国的海关提供了必要的信息，以便对货物进行监管和审批。商业发票也是进口商和出口商之间的合同文件，规定了双方之间的权利和责任。
发票必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。
发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。
形式发票(PROFORMAINVOICE)
形式发票的用处一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。
可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款，比如交货期等等，以落实交易。对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。
在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。
5、装箱单：装箱单详细列出了每个货物包装箱的内容，包括商品描述、数量和包装方式。这有助于海关检查和货物跟踪。
6、运输单据：这包括提单（海运）、空运单（空运）、货运单（陆运）等。它们证明货物的所有权和货物的装运和交付。
7、检验证书：在一些国际贸易中，特别是涉及食品、药品和化工产品等高风险商品时，质检证书是必需的，以保证买卖双方的利益和消费者的安全。
在我国，这类证明一般由中国进出口商品检验局出具，如合同或信用证无特别规定，也可区分不同情况， 由进出口公司或生产企业出具，但应注意证书的名称及所列项目或检验结果， 应与合同及信用证规定相同。
目前我国签发的检验证书有：
品质检验证书(Inspection Certificate of Quality)
重量或数量检验证书(Inspection Certificate of Weight or Quantity)
包装检验证书(Inspection Certificate of packing)
兽医检验证书(Veterinary Inspection Certificate)
卫生检验证书(Sanitary Inspection Certificate)
消毒检验证书(Disinfection Inspection Certificate)
熏蒸检验证书(Inspection Certificate of Fumigation)
温度检验证书(Inspection Certificate of Temperature)
残损检验证书(Inspection Certificate on Damaged Cargo)
船舱检验证书(Inspection Certificate on Tank/Hold)
货载衡量检验证书(Inspection Certificate on Cargo Weight &Measurement)
价值检验证书(Certificate of Value)
8、原产地证明：原产地证明文件证明了商品的制造或生产地点，通常是为了享受特定的关税优惠或符合进口国的法规要求。
9、保险单：货物运输保险单用于保护货物在运输过程中的损失或损害。这可以是出口商或进口商购买的。
10、货物证明书：货物证明书用于证明货物的品质、规格、包装和数量，通常由制造商或供应商提供。
11、清关文件：包括报关单、进口证明书和其他与海关申报相关的文件，以确保货物合法进入目标国家。
12、其他文件：根据具体贸易交易和国家要求，可能需要其他特定的单证和文件，如卫生证书、动植物检疫证书等。