国际空运公司会有专门的工作人员负责订舱，早些年以纸质书面的方式为主，随着网络信息化的发展，现在的空运订舱人员大多采用网上订舱的方式，空运订舱需要提供被空运货物的详细信息，包括体积，毛重，货物数量以及外包装的类型（主要包括：纸箱、铁箱、卡板和木箱）。
除了上述信息外，还要写清货物名称（包括中文和英文），如果空运的是大件货物，必须注明长宽高（单位：厘米），确定航空公司的班旗和舱位，如果货主有特殊要求，需要空运订舱人员和航空公司协商，Zui终由航空公司确定是否可以满足货主的特殊要求。
货主在收到空运运单和空运订舱单后，一定要仔细核对，货物入仓库前需核对好订舱单(AIRBOOKING)资料。操作员必须先跟客户核对好发货人、收货人，以及航空公司、英文货名多方面资料。
操作员根据航班情况与货物备妥情况安排货物入仓时间，并做好报关资料衔接事宜。叮嘱客户要保证货物外包装与之前登记的一致，并保持外包装的完好，避免航空公司拒载，报关资料有无准备齐全和有无随机文件。报关资料和随机文件要随货送到机场或比货先快递到机场报关部。
入仓手续的办理接货前准备事项
货入仓机场货站机时，入仓人员要做好入仓用的“托运书”、安全证明书、空运标签，货物到仓后，检查货物完好后即可在货物的外包装上贴标签，量尺寸，过磅。并记录下来保存好。
空运提单制作
根据货物入监管仓后提供的机场过磅单，作为航空公司代理人按照过磅单上的重量尺寸制作空运正本运单。正本运单其中一联作为报关单证之一随同其它报关资料一起递交给海关申报。
报关交单，报关部审查、整理客人提供的一套完整的报关单证后，经过打单，发送，海关审单中心，审核通过后，就递交正本的一套书面的报关资料给海关申报等环节，若单证无问题，一般两个小时就可放行，如单证有问题需紧急联系客户配合提供相关的资料文件。否则货物转运将会延误。
海关放行后，运单与相关的单证（随机文件等）交到配载处指定的柜台。俗称“交单”。
结算跟踪
交财务部结算，通知开DEBIT NOTE或发票。
通知客服部跟踪航班情况，如用到海外代理需做资料给海外代理帮跟进。
跟踪运费回收情况。
跟进报关核销退税情况。
特别注意：客人提供的装箱单，发票资料要齐全、准确，核销单数据要发送到出口海关；买单报关时递交资料要及时。对于进口货物，要说明货物的用途，组成材料，中文货名等详细资料。
