一、入仓不及时
当生产、质检、商检、物流等环节出现问题，导致货物未能及时入仓并赶上截货日期，就会产生亏箱费。为防范这种情况，发货人/委托人应提前规划并严密跟踪货物的发货和到货过程，确保按时进仓。如遇无法赶上截货时间的情况，应及时与货代沟通，看是否可以调整截货时间或安排延期。
二、海关查验问题
海关查验放行不及时或不放行也是导致亏箱费的常见原因。为降低风险，建议尽早报关，并确保申报内容真实、规范，以降低查验率。万一遇到查验导致时间紧张，应及时与报关员沟通，并采取加急处理措施，以避免更大的亏舱损失。
三、未及时退订舱位
当发货人/委托人或货代因疏忽未及时退订舱位时，也会产生亏箱费。为防范此情况，一旦确定取消出货，应立即通知货代取消订舱，以便货代有足够时间调整舱位或寻找其他货物填补空缺。
四、货物本身问题
如果货物本身存在特殊性质（如超大、超重、液体等），且未提前与货代确认是否可以按普货装运，也可能导致亏箱费。因此，务必提前告知货代货物的真实情况，避免“冲货”带来的严重后果。
五、货物尺寸或重量差异
较大比例的缩方、涨方或超重也可能导致亏箱费。为防范此类情况，货代在订舱时应认真核对货物的重量和尺码，并强调提供准确货物信息的重要性。一旦发现货物实际情况与客户委托信息存在较大差异，应及时反馈并协调解决。
亏舱费的计算方式主要有两种：一是按照向客户报价时的费率简单计收；二是按照满载（标准立方数）来计算。具体计算方式应根据实际情况和合同约定来确定。
深圳中外港货运代理有限公司提醒：为了避免亏箱费的产生，发货人/委托人应提前规划、周密安排货物的发货和到货过程，确保按时、准确地进行订舱和退订舱位。同时，与货代保持良好的沟通，确保提供准确的货物信息，以便货代能够合理安排舱位和避免不必要的损失。