FAMILY Dollar验厂首次会议准备要点、实施步骤和应用范围

　　一、准备要点

　　1.资料准备

　　企业基础文件：营业执照、税务登记证、消防验收合格证、环保审批文件等，证明企业合法经营。

　　员工与生产文件：员工花名册、劳动合同、工资表(需覆盖12个月)、考勤记录、工时制度、福利政策、社保缴纳证明等，确保用工合规。

　　安全与质量文件：安全生产管理制度、消防演习记录、应急预案、特种设备操作证(如叉车、电梯)、职业健康体检报告、化学品管理记录(MSDS)、产品质量检验报告等。

　　其他文件：厂房平面图、供应商合作协议、劳务派遣合同(如适用)、反歧视与自由结社政策等。

　　2.人员安排

　　参会人员：企业负责人、HR经理、生产主管、EHS(环境健康安全)负责人、质量负责人等关键岗位人员需全程参与。

　　分工明确：指定专人负责文件提供、现场引导、员工访谈配合等，确保审核流程顺畅。

　　3.现场准备

　　区域清洁与标识：生产车间、仓库、宿舍、食堂等区域需整洁有序，消防通道畅通，安全标识清晰。

　　设备状态检查：确保生产设备、消防设施(如灭火器、应急灯)、危化品存储装置等处于正常状态。

　　模拟演练：提前模拟员工访谈场景，培训员工回答要点(如工资计算、加班时长、安全培训内容)，避免敏感信息泄露。

　　二、实施步骤

　　1.开场介绍

　　审核方发言：审核员介绍审核目的(评估企业是否符合FAMILY Dollar供应商标准)、方法(文件审查、现场检查、员工访谈)及时间安排(通常1-3天)。

　　企业方回应：企业负责人简要介绍工厂概况(如规模、产能、主要产品)、员工结构及管理体系，并表达配合意愿。

　　2.文件清单确认

　　审核员提供需核查的文件清单，企业方确认文件完整性，并指定专人协助调取。

　　重点文件：工资表与考勤记录需逻辑一致(如加班时长与加班费匹配)，社保缴纳记录需覆盖全体员工。

　　3.现场检查路线规划

　　审核员与企业方共同确定检查路线，覆盖生产车间、仓库、宿舍、食堂、消防通道等关键区域。

　　注意事项：企业方需提前划定“审核专用区域”，避免遮挡问题点(如消防栓前堆货)。

　　4.答疑与沟通

　　企业方就审核流程、标准等提出疑问，审核员现场解答，确保双方对审核要求理解一致。

　　三、应用范围

　　FAMILY Dollar验厂首次会议适用于以下场景：

　　1.新供应商准入：企业首次申请成为FAMILY Dollar供应商时，需通过首次会议启动审核流程。

　　2.定期复审：已合作供应商需定期接受复审，首次会议确认审核范围与重点(如上一年度整改项复查)。

　　3.专项审核：针对特定问题(如客户投诉、供应链风险)发起的专项审核，首次会议明确审核目标(如质量管控、劳工权益)。

　　四、核心价值

　　合规性验证：通过首次会议，审核员快速了解企业基础合规情况，为后续现场检查奠定基础。

　　风险预判：企业方通过会议可提前识别潜在问题(如文件缺失、流程漏洞)，降低审核风险。

　　效率提升：明确的分工与路线规划可缩短审核周期，减少对企业日常运营的干扰。