柬埔寨UKTR认证现场审核注意事项及常见问题规避 UKTR认证突击检查应对方法

　　一、UKTR认证现场审核核心注意事项

　　1.供应链文件完整性

　　关键文件：需提供完整的木材采购链条文件，包括供应商资质(如FSC/PEFC认证证书)、原产地证明、采伐许可证、贸易合同及发票等。非欧盟国家进口木材需额外提供报关单、检疫证明，并确保木材种类、数量与进口记录一致。

　　记录保存：所有文件需至少保存5年，例如某家具企业因未保存5年内采购合同，被要求补充文件并延长整改期。

　　2.追溯体系有效性

　　全流程追溯：需建立从森林到终端产品的全链条追溯系统，记录原木编号、采伐日期、加工厂名称、运输车辆信息及客户签收单等。

　　数字化管理：建议采用ERP系统或专用软件，实现供应链信息实时更新与快速查询，避免人工记录错误。

　　3.现场区域划分与标识

　　区域隔离：明确划分木材存储区、加工区、检验区，并设置清晰标识(如“UKTR认证木材专用区”)，防止非法木材混入。

　　环境合规：确保仓库通道宽度≥3米(消防合规)，设备铭牌清晰可见，避免贴纸遮盖。

　　4.人员配合与培训

　　指定对接人：安排熟悉UKTR法规的负责人作为联络人，负责解释文件、流程并回答审核问题。

　　员工培训：定期组织培训，确保员工了解如何识别非法木材及应对审核提问，例如审核员可能询问“如何验证供应商资质”。

　　二、常见问题规避策略

　　1.合法性证明文件不全或不合规

　　风险点：未提供完整文件(如缺少采伐许可证)或文件存在疑点(如采购量与生产量不匹配)。

　　规避方法：提前整理文件，使用电子台账与纸质档案双备份，确保文件真实、有效且格式统一。例如，某企业因采购合同未标注木材种类被要求补充文件。

　　2.追溯体系缺陷

　　风险点：追溯记录不完整(如缺少运输环节信息)或无法提供，导致审核失败。

　　规避方法：建立数字化追溯系统，定期自查记录完整性。例如，某企业因未记录加工环节信息被要求整改。

　　3.风险评估与尽职调查不足

　　风险点：未对高风险供应商(如来自热带雨林地区)进行深入调查，或仅评估一级供应商而忽略二级供应商。

　　规避方法：使用Global Forest Watch等工具评估供应商所在国的毁林率、森林管理状况及腐败指数，对高风险供应商实施现场核查，并要求其每月提交合规报告。

　　4.内部控制体系漏洞

　　风险点：质量管理、供应链管理等方面存在漏洞，如未定期进行管理评审或未制定改进计划。

　　规避方法：将UKTR要求融入企业质量管理体系，形成“计划-执行-检查-改进”的闭环管理，并保留内部审核报告。

　　三、突击检查应对方法

　　1.文件准备与快速响应

　　文件分类装订：按HTS编码分类整理商业发票，原材料发票标注“用于XX订单”，检测报告加盖CNAS认证章。

　　5分钟响应机制：立即联系审核员确认检查范围，提供预制PPT汇报框架(含目录页)，并指派专人陪同翻译(禁止单独回答问题)。

　　2.现场检查配合

　　布局与流程说明：提前准备仓库、加工车间、运输流程的布局图及作业流程说明，辅助审核员理解生产环节。

　　敏感信息规避：包装唛头避开“Special Order”“OEM”等敏感词，设备铭牌保持清晰可见。

　　3.问题回答技巧

　　如实回答：面对审核员提问(如“是否使用非法木材”)，需如实回答，避免隐瞒或夸大事实;对不确定的问题，请示相关部门后再作答。

　　危险信号预警：若审核员询问“是否有其他生产线”或“部件是否在中国采购”，需警惕并谨慎回答。

　　4.事后复盘与整改

　　48小时内提交解释：若发现问题，需在48小时内提交书面解释，并整改所有关联订单文件。

　　向USITC提交合规声明：完成整改后，向相关机构提交合规声明，避免证书被暂停或撤销。