MATTEL验厂的资料准备清单和文件记录保存期限

　　一、资料准备清单

　　MATTEL验厂围绕劳工权益、健康安全、环境保护及管理体系四大核心领域展开，需准备以下文件：

　　1.基础资质文件

　　营业执照、生产许可证、环保许可证、税务登记证、银行开户证明等，确保企业合法运营。

　　工厂政策及程序文件(如内部运作程序、维护及健康许可证)，明确管理规范。

　　2.劳工权益文件

　　劳动合同：包含雇佣期限、工资计算方式、工时安排、休假制度等条款，需符合当地劳动法。

　　员工档案：身份证复印件、体检报告(含职业病筛查，如接触化学品岗位需检测肝功能)、入职培训记录。

　　工资与工时记录：

　　过去6个月淡旺季工资单，包含基本工资、加班费、扣除项(如社保、个税)，需与考勤记录一致。

　　打卡记录、计件工资记录或加班审批文件(如劳动部门特许批文)，确保周工时≤60小时且每周至少休息1天。

　　社保缴纳凭证：社保收据、缴费明细，缴纳基数需符合当地Zui低标准，涵盖养老保险、医疗保险、工伤保险等法定险种。

　　反歧视与申诉机制：反歧视政策文件(禁止基于性别、年龄、种族、宗教等的歧视行为)、申诉机制流程图(如意见箱、投诉电话)、结社自由政策(允许员工自由组建或加入工会)。

　　3.健康与安全文件

　　厂房布局图：明确生产区域、仓库、宿舍、医疗室等位置，避免“三合一”厂房(生产、住宿、仓储混合)。

　　设备维护记录：定期检查设备，确保安全运行。

　　消防设施检查报告：灭火器安装高度1-1.4米，可燃液体区域间距≤15米;全厂覆盖消防报警系统，紧急出口畅通无阻且不上锁。

　　应急预案与培训记录：火灾、泄漏事故、自然灾害等紧急情况处理程序，EHS(环境、健康、安全)培训记录(含签到表、培训材料)。

　　医疗设施证明：员工≥1000人的工厂需设内部医疗室，<1000人的需确保15分钟内可达外部医疗机构。

　　4.环境保护文件

　　饮用水分析报告：定期更新(如每半年一次)，水质需达到国家饮用水标准(如GB5749-85)。

　　有害废料记录清单：详细记录有害废料的产生、储存、运输及处置情况，保留运输文件及出货量联单。

　　废料处理合同：与有资质的第三方签订，确保废弃物合规处置。

　　环境影响评估报告：新建或扩建项目需提供，证明项目对环境的影响可控。

　　5.供应链管理文件

　　供应商合规证明(如无童工声明、环保许可证)、产品安全证书(如符合当地玩具安全标准)，确保供应链透明可追溯。

　　二、文件记录保存期限

　　MATTEL要求企业保留关键文件记录至少3年，以备审核时查验，具体包括：

　　1.工资与工时记录：需覆盖过去6个月淡旺季工资单、考勤记录、加班审批文件，确保薪酬合规性可追溯。

　　2.环保相关记录：饮用水分析报告、有害废料运输联单、废料处理合同、环境影响评估报告等，需保存3年以证明环保措施持续有效。

　　3.健康与安全记录：设备维护日志、消防设施检查报告、EHS培训记录、应急预案演练记录等，需长期保存以验证安全管理体系运行情况。

　　4.供应链文件：供应商合规证明、产品安全证书等，需保留至合作终止后3年，确保供应链责任可追溯。

　　三、注意事项

　　1.文件真实性：所有文件需真实可靠，避免伪造或篡改，否则将面临严重处罚(如立即终止合作并列入黑名单)。

　　2.语言版本：文件需提供当地语言版本(如阿拉伯语、西班牙语)，避免沟通障碍。

　　3.动态更新：定期更新文件(如饮用水分析报告、废料处理合同)，确保数据时效性。

　　4.员工访谈配合：审核过程中可能随机抽取员工进行访谈，内容涵盖工作条件、薪资待遇、健康安全培训等，企业需确保员工熟悉验厂流程及自身权益。