对申请单位提交代理的单据文件审核后，对于可以办-理领事馆加签的单据（如产地证）和官/方机构、公证部门出具的文件（例如商检局出具的商检证、动植物检疫局出具的动植物检疫证明等），可按要求直接送外交部认证司进行加签。对拟办-理的领事馆加签，属于贸促会加签范围的单据文件，如：INV、提单、屠宰证、商检公司出具的商检证、保险公司出具保险单等，先由贸促会直接加盖单据证明专用章予以加签，然后送外交部认证司加签。对于需制作国际商事证明书的，先交中国贸促总会出具国际商事证明书，再送外交部认证司。
在领事馆加签中，由我国外交部认证司对单据文件先进行加签是外国驻华领事馆加签的先决条件。作为领事馆加签的前提和必经的程序，我国外交部认证司的加签是代表国家对涉外商业单据文件进行审查。因此，对于需要领事馆加签的单据文件在外国驻华领事馆加签前，必须先由我国外交部认证司加签，而不得直接交领事馆加签。
外交部认证司办妥加签后，由外交部驻外机构服务中心送外国驻华领事馆办-理领事馆加签。
外交部认证司和领事馆加签
对申请单位提交代理的单据文件审核后，对于可以办-理领事加签的单据（如产地证）和官/方机构、公证部门出具的文件（例如商检局出具的商检证、动植物检疫局出具的动植物检疫证明等），可按要求直接送外交部认证司进行加签。对拟办-理的领事馆加签，属于贸促会加签范围的单据文件，如：INV、提单、屠宰证、商检公司出具的商检证、保险公司出具保险单等，先由贸促会直接加盖单据证明专用章予以加签，然后送外交部认证司加签。对于需制作国际商事证明书的，先由总会出具国际商事证明书，再送外交部认证司。
随着中国对外经贸往来的日益频繁，越来越多的企业向国外出口商品，开展经贸合作，其中，衍生大量的票据、证明等文书往来，中国与国外文书真实性的采信与法律效力问题成为一个重要课题。领事馆加签作为国家之间的文书推介活动，可通过对有关公证文书和商业文书环环相扣的确认，有效避免文书接受国因怀疑签字或印鉴的真实性而拒绝接受文书。可以说领事馆加签是企业出口必不可少的“通行证”。要想获得这个“通行证”，除了要办-理外交部认证司的加签手续外，同时还要办-理外国驻华领事馆的加签手续。有了领事馆加签这个“通行证”，企业的文书才能与使用国当地的文书具有同等法律效力，才能在使用国被接受。
