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一、建立出口退税岗位责任制
由于出口退税政策性、时间性强，单证不规范或逾期申报不但不能退税，而且还得视同内销征税，因此，企业内部要建立起出口退税岗位责任制，加强内部协调，确保出口退税单证在业务员、报关员、核销员、办税员等相关环节流转顺畅，同时在取得有关退税单证时必须逐票审核，确保单证规范、合法。
二、出口企业要做到六个“及时”
一是外贸企业购进货物后，应及时付款，并从供货企业取得增值税专用发票和出口货物专用缴款书（消费税）；
二是外贸企业取得出口货物增值税专用发票后，应及时到当地国税部门办税厅对增值税专用发票进行认证；
三是货物报关出口后，出口企业（包括外贸企业、生产企业）应及时结清相关报关、运输等费用，取得出口货物报关单；
四是出口企业（包括外贸企业、生产企业）取得出口货物报关单后，应及时通过海关“口岸电子执法系统”，对出口货物报关单予以确认；
五是货物出口后，出口企业（包括外贸企业、生产企业）应注意及时收汇，并及时办理外汇核销手续；
六是退税单证收集齐全后，出口企业（包括外贸企业、生产企业）应及时申报办理退（免）税手续。
三、外贸企业申报退税所需提供的单证
1、出口发票
出口企业办理退（免）税认定后，在货物出口之前，需到主管征税机关领购“XX省出口商品销售统一发票”，并根据出口货物的实际成交情况如实填写。凡未使用统一发票的，税务机关不受理其退（免）税申请，低开出口发票行为将按规定受罚。
2、报关单（出口退税专用联）
出口货物报关单必须是盖有海关验讫章，右上角注明“出口退税专用”字样的原件，出口企业接到报关单退税联时必须立即核对有关内容是否正确，主要有：经营单位名称、经营单位海关代码、核销单号（打印在批准文号栏）、贸易方式、成交方式、出口日期、商品编号、出口数量、总价、币制等主要内容。发现有误的，需退回原签发海关并重新打印正确的退税联。
出口企业遗失报关单向海关补办的，出口企业须在报关出口6个月内向海关提出补办申请，逾期海关不予受理。出口企业申请补办时，须提供主管出口退税的税务机关签发的《关于申请出具（补办报关单）证明的报告》。因目前退税申报期限是自出口之日起3个月，因此补办报关单也必须是在3个月内，否则即使补办了也不能退税。
出口企业将货物报关并实际离境出口后，因故发生退运情况，海关已签发报关单且出口企业已将报关单交给当地退税机关申报退税的，可向主管出口退税的税务机关申请办理《出口商品退运已补税证明》，海关据此办理退运手续；凡尚未将报关单交退税机关申报退税的，可直接凭海关签发的报关单向主管海关办理退运手续。
3、出口收汇核销单（退税专用联）
“收汇核销单”为3联单式样，联为企业存根联；第二联为外管局存根联；第三联是出口退（免）税专用联。
“收汇核销单”由企业根据出口货物的情况，先进行填写并盖章；再由报关的海关根据出口货物的情况进行审核并盖“出口货物验讫章”骑缝印；后由当地外汇管理局凭银行结汇水单核销收汇情况，并盖“已核销”印。
“收汇核销单”未经外汇管理局核销，第二联和第三联不得自行撕开；出口单位填写核销单应当准确、齐全、不得涂改，并与出口货物报关单上记载的有关内容一致；出口单位无论是自营出口还是代理出口，均应当使用本单位所领的核销单办理出口报关。
出口企业在申报出口货物退（免）税时，应提供出口收汇核销单，但对尚未到期结汇的，也可不提供出口收汇核销单，退税部门按照现行出口货物退（免）税管理的有关规定审核办理退（免）税手续。但是，出口企业须在货物报关出口之日（以出口货物报关单〈出口退税专用〉上注明的出口日期为准）起180天内，向所在地主管退税部门提供出口收汇核销单（属于远期收汇的，提供外经贸主管部门出具的远期收汇证明，待收汇核销后再提供核销单）。经退税部门审核，对审核有误和出口企业到期仍未提供出口收汇核销单的，出口货物已退（免）税款一律追回；未办理退（免）税的，不再办理退（免）税。
对有下列情形之一的，自发生之日起两年内，出口企业申报出口货物退（免）税时，必须提供出口收汇核销单：
①纳税信用等级评定为C级或D级；?
②未在规定期限内办理出口退（免）税登记的；?
③财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；
④办理出口退（免）税登记不满一年的；?
⑤有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；
⑥有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。
注：
①新办的外贸企业，在申报退税时必须提供纸质的收汇核销单退税联（即使外汇局未加盖已核销章）和加盖已核销章的“已倒入核销数据报表”。
②新办的外贸企业，由于在3个月内申报退税时就必须提供收汇核销单，不能像老外贸企业可以延期至180天内提供，因此新办企业收汇核销期限（自出口之日起）一定不能超过3个月，否则不能申报退税。
③对于企业已经核销而退税部门无相应的电子数据的，由国税局签发“关于核查出口货物核销单电子信息的函”，由外汇局予以查询盖章确认。
④新办外贸企业丢失收汇核销单的，仍必须凭退税部门的未退税证明到外汇局补办统一格式的“补办核销单证明”。
遗失出口收汇核销单证的处理
①未用于报关出口的空白核销单遗失后，出口单位应当在一个工作日内在“中国电子口岸出口收汇系统”进行挂失。
②已用于报关出口未办理核销手续的核销单遗失，出口单位应当凭核销单以外的其他核销凭证向所在地外汇局提出核销单退税专用联挂失及补办申请。外汇局应当审核出口单位提供的核销凭证无误后，通过“中国电子口岸出口收汇系统”对核销单退税专用联进行挂失处理，并在为出口单位办理核销后，于三个工作日内为其签发“出口收汇核销单退税专用联补办证明”。
③已办理核销手续后遗失核销单退税专用联的，出口单位应当凭税务部门签发的退税情况证明向外汇局提出核销单退税专用联挂失、补办申请。对税务部门证明未退税的，外汇局在“出口收汇系统”进行挂失处理后，于三个工作日内为出口单位签发“出口收汇核销单退税专用联补办证明”。
4、出口货物专用缴款书
2004年6月1日以后报关出口（以出口报关单上注明的出口日期为准，下同）的货物，凡增值税专用发票是在2004年6月1日以后开具的，出口企业在申请办理出口退税时，对出口企业从增值税一般纳税人购进的出口货物不再实行增值税“税收（出口货物专用）缴款书”或“出口货物完税分割单”（以下简称增值税专用税票）管理的规定。
出口企业出口的消费税应纳税货物，在申请退税时，仍应附送消费税“税收（出口货物专用）缴款书”，其消费税专用税票管理办法仍按国家税务总局《关于使用出口货物消费税专用缴款书管理办法的通知》（国税明电[1993]071号）的有关规定执行。
