货代订舱的办理操作流程

一、配船指南适用于所提供的各条航线服务以及拼箱服务。

二、订舱对象及方式　　以价格优先，航线好为宗旨，选择有优势的船东或货代订舱。　　订舱方式：以书面订舱(填写订舱单)　　1、订舱代理指定的托运单格式　　2、非指定的订舱格式(中海托运单的格式)
三、审核托运单订舱注意事项　　在收到经运价中心审核过和订舱单后，开始订舱工作，注意审核订舱单必须提供以下内容：　　1.预配船期　　2.箱型，箱量　　3.货名或货类　　4.重量，体积(拼箱必须提供的大约数)　　5.起运港/卸货港/目的港(必须清晰明确)
6.付费条款(需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)　　7.运输条款以及特别注意事项的要求　　经过运价中心审核运费无误后，向船东或货代订舱。
四、取得订舱确认应注意事项　　通过不同的方式收到船东或货代的订舱确认单(SHIPPING ORDER)后，将S/O上相关船东或货代的资料删掉，在SO上注明客服/单证联系人员的电话，传真以及EMAIL地址，再将SO传真给予客户。若客户要委托拖车装箱跟报关的，先于提前1-2天安排落实好拖车计划与报关事项。
五、FMS系统录入以及核查各项费用　　录入的依据是以BOOKIN GREPORTD 右上运价中心人员注明的工作号，输入工作号调出该票将相对应的SO资料录入。先核对客户名称，在订舱号处输入SO号，船名航次，截关日，ETD船舶离港时间，装港、卸港、目的港录入代码显示完整的港口名称，船公司，订舱代理录入公司代码，按保存键即可。如有备注注明就在海运界面里点击订舱栏里的备注栏注明。点击费用管理界面，与BOOKING REPORT上的费用相核对，做好相关记号，为后面的确认费用单做好前提工作。
六、跟踪服务工作　　1.客户凭SO到码头打单处换取设备交接单到具体堆场提空箱装柜，如客户反馈打单处不予打单，则由客服向订舱代理查明原因，通知客户重新打单并向客户解释清楚。　　2.客户在码头提空柜或还重柜遇到问题的，向订舱单位确认后，及时通知客户。　　3.提柜后，由于货物无法备齐，货主要求推迟一个航次。已经提柜后而推迟出口时间，应根据船公司的船期用箱时间表，合理安排用箱时间若超过船公司提供的免费用箱期限，将依照有关规定征收集装箱超期使用费。　　4.因货主原因来不及按时进场，申请延迟进场。客户需要向我司提出书面申请LATECOME。在收到客户申请后向订舱代理申请LATECOME，待订舱代理确认后方可通知客户是否接受申请，如不予接受则向客户说明理由。　　5.在旺季期间，每周的航线都必定爆舱，客服必须与船东或货代代理紧密沟通，了解船期的变化，舱位的Zui新分配情况，及时向业务员提供Zui新消息，且向船东或货代代理申请配船舱位，确保我司订舱配船舱位。
七、安排付款以及领取正本提单和电放放货　　客服在船舶截关的前1天将订舱资料交予单证。在单证补料给订舱代理的向她催要DEBITNOTE，把对单时间与付款时间相互协调完成。收到订舱代理的DEBITNOTE 与 FMS 系统上的费用管理界面核对，把应付订舱代理的部分款项核对准确无误，盖上显示我们公司的发票抬头和地址的章确认给订舱代理。如订舱代理的 DEBITNOTE 上的费用与FMS系统上的费用不符或者遗漏，要及时跟运价中心人员沟通，找出原因再确认。收到订舱代理的发票，填写付款申请，转交商务中心去安排付款事宜。因客户一核对完提单内容，就马上催要正本提单，客服要紧密跟踪付款的事情。按公司规定，当天上午到的发票下午就可以安排付出去，下午到的发票第二天就可以付款。如当天下午没银行回单的，又是客户着急要单的，找商务中心了解清楚，反馈给业务员。　　每个订舱代理对领取提单的方式不同，按照订舱代理的格式要求，填写相关的寄单委托书，把上面的内容列清楚。拿到正本提单，COPY留底并交给商务中心人员签收。做电放放货的，必须经商务中心人员确认后方可做电放申请给订舱代理。每个订舱代理的电放格式单要求有所不同，按各家订舱代理要求严格执行。