一、什么是订舱
订舱是托运人(shippers)或其代理人向承运人(Carrier)，即班轮公司或它的营业所或代理机构等申请货物运输，承运人对这种申请给予承诺的行为。与租船运输不同，班轮运输中承运人与托运人之间通常是以口头或订舱函电(booking memo)进行预约的。
只要船公司对这种预约给予承诺，并在舱位登记簿(space book)上登记，即表明承、托双方已建立了有关货物运输的关系，并着手开始货物装船承运的一系列准备工作。
一般，在国际贸易中，出口商总是力争以CIF价格条件成交。在这种情况下，出口商须承担出口货物的托运工作，将货物运交国外的进口商，所以订舱工作多数在装货港或货物输出地由出口商办理。但是，如果出口货物是以FOB价格条件成交，则订舱工作就可能在货物的输入地或卸货港由进口商办理。这样的订舱称为卸货地订舱(home booking)。
二、订舱的分类
订舱按性质可分为如下两类。
(1)暂时订舱
暂时订舱是托运人或国际货运代理企业向承运人订舱时只是为了预订舱位而没有特定的货物要运载。海运是在运船舶到港前一段时间(如一个月)提出的订舱。采用暂时订舱是因为怕舱位紧张，在许多国家，除危险品运输之外托运人的口头订舱是允许的。
暂时订舱因运输工具配载时实际货量可能没有预订的多，即预订的舱位没有被使用而变成“被风吹走”的订舱(Windy Booking)，即虚舱，所以承运人通常会让运输舱位超订(Overbook)10%～20%以应付这种不确定性。它虽在一定程度上带有不确定性，但能使承运人大致了解今后一段时间内的货源情况，为承运人的货运组织与管理奠定基础。航空公司计算虚舱的标准一般是50公斤起算。
订舱的国际货运代理公司也存在风险，因承运人要收取虚舱费或称死费(DeadFee)。托运人要避免支付虚舱费必须在舱位不用之前通知为之订舱的国际货运代理企业，以便其他的托运人可以使用这些舱位。
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(2)确定订舱
确定订舱是委托人根据信用证或合同的要求和货物出运的时间，选择合适的船舶，在船期表或航空运输规定的截单日期之前，向承运人或其代理人以口头或书面形式提出的订舱。就海运来说它包含货源的确切信息：订舱船名、接货地点、装货港、卸货港、交货地点、揽货代理名称、货名、数量、包装、重量、接货方式、交货方式、所需空箱数、装箱地点等。一般向船公司确定订舱是在截单Et的前7天，因为通常船公司到那个时候才放舱。
三、订舱的方式
订舱方式主要有如下三种：
1)离线订舱：离线订舱主要是通过传真、电话或者E.mail、EDI等途径实现。网上离r线订舱可以使用离线订舱软件进行离线订舱，然后发电子邮件给承运人完成订舱。
2)在线订舱：在线订舱也称电子订舱(E—booking)，它可以提供给客户一个交易平台，通过因特网把客户要价和服务供应商的报价在网上进行对碰使双方达成交易。
3)卸货地订舱：通常的订舱都是装货地订舱，即由出口商订舱，而卸货地订舱(Home Booking)也即由进口商订舱，贸易术语使用F组或E组时，国外的买方(Buyer)即进口商(Importer)负责签订运输合同，但他们一般自己不订舱，而委托某国际货代代为订舱，通常还指定要订某承运人的运输工具。
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受委托的国际货代称为指定货代，该承运人称为指定承运人，这两者不一定同时出现。这种指定通过路线单(R/O：Routing Order)或指定货通知(Nomination Shipping Advise)，这种指定货通知依来源可分为代理指定货通知(Nomination Shipping Advise from Agent)和托运人指定货通知(Nomination Shipping Advise from Shipper)，这里所说的代理是国外进口商在其本国的货运代理。
四、Booking note
Booking note 一般指的是订舱单，也叫订舱委托书。订舱单上一般会写明收/发货人、起运港&目的港、货物描述、件/重/尺、箱型&箱量、要求船期、运价、操作注意事项等重要信息。发货人/委托人给向货代订舱，需要给货代提供一个Booking note/订舱委托书，货代根据这个委托书向承运人订舱。货代向承运人（如船公司）订舱时，也要向承运人发送Booking note/订舱委托书，承运人根据订舱委托书安排舱位，并且给委托方（货代或发货人）一个Booking confirmation或Booking acknowledgement。
五、Booking confirmation和Shipping order
Booking confirmation或Booking acknowledgement一般指的是订舱确认书——是指承运人（如船公司）接收Booking note后，反馈给委托方的舱位确认文件。
Shipping order（S/O）跟Booking confirmation本质上并没有什么区别。只不过是华南地区通常把Booking confirmation叫做Shipping order（S/O）而已。S/O通常也是承运人（船公司）给的。货代或发货人或其拖车代理，拿着Booking confirmation或S/O去指定地点“打单”，然后拿到一份一式多联的《设备交接单》，拖车司机拿着《设备交接单》就可以去指定堆场提取空箱，并拉到工厂或物流仓库装货（产装时），或者拉到内装堆场装货（内装时）。
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Booking confirmation或S/O上面有：订舱号（提单号）、船名/航次、开船期日（ETD）、截关截港截单日期、场站联系人及地址等信息。不同港口这种东西叫法都不一样。
Booking note是订舱委托书；Booking confirmation是订舱确认书；Shipping order（S/O）是入仓单、装运通知单。入仓单和订舱确认书通常具有相同的功能。只不过是各地区的习惯叫法不同。
先有Booking note，后有Booking confirmation或Shipping order（S/O）。前者是发货人或货代提供的；后者是船公司提供的。前者的作用是“订舱”（给货代或承运人）；后者的作用是“提柜”和“做箱”“装箱”（给拖车公司）。
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