外贸干货：外贸单证的完整流程

外贸单证操作流程是外贸业务中不可或缺的一环，对于每个外贸从业者而言，熟练掌握外贸单证操作流程非常重要，这可以帮助他们更好地完成各项任务，提高工作效率和质量。那么，外贸单证操作流程到底包括哪些内容呢？

1、客户询盘

在客户下采购订单PO（Purchase Order）之前，通常会有相关的客户询盘（Order Inquiry）给业务部，以便进行细节上的了解。

2、报价

当客人询盘时，业务部门需要尽快回复并获取相关信息，如货物的名称、型号、生产厂家、数量、交货日期、付款方式、包装规格和柜型等。制作一份正式的报价单（Quotation），以公司抬头和客户的详细信息为主要内容，注明报价的有效期限。由于汇率和原材料价格可能会有所波动，需要在报价单中标明这个有效期，以便在必要时进行调整。这样一来，公司既能为客户提供准确的信息，又能为未来的价格变动做好准备。

3、接收订单

客户确认报价后会发送采购订单PO（Purchase Order）给业务员，并要求制作形式发票PI （Proforma Invoice）。业务员制作完PI后发给客户确认。

4、准备生产订单

客人确认订单后，开始准备给工厂下单。

5、业务审批

根据一般公司的流程，当业务部收到订单后，会制作订单明细，并将其连同客户订单复印件一起提交给管理人员审批。审批通过后，订单会交由相应部门的跟单员进行跟进。在没有跟单员的情况下，业务员将自行负责跟进该订单。

6、下达生产通知

业务部在确定交货期后，满足以下情况可下达生产通知：

1.对于采用信用证L/C（Letter of Credit）付款的客户，需要在交货期前一个月确认L/C已收到并仔细审查信用证条款，以确认是否存在贸易风险。如有问题应立即请客人改证。

2.如果是电汇T/T（TelegraphicTransfer）付款的客户，需确认定金已经到账。只有在收到订金后才能向工厂下生产单。

3.如果是放账客户或通过银行承兑交单D/A （Documents againstAcceptance）等方式收汇等，需经理确认。

注：

•信用证L/C（Letter ofCredit）：是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立，载有一定金额，在一定的期限内凭符合规定的单据付款的书面保证文件。

•电汇T/T（TelegraphicTransfer）：指汇出行应汇款人的申请，通过拍发加押电报\电传或SWIFT，给在另一国家的分行或代理行（即汇入行）指示解付一定金额给收款人的一种汇款方式。

•承兑交单D/A（DocumentsagainstAcceptance）：是指出口人的交单以进口人在汇票上承兑为条件。即出口人在装运货物后开具远期汇票，连同商业单据，通过银行向进口人提示，进口人chengduihuipiao后，代收银行即将商业单据交给进口人，在汇票到期时，方履行付款义务。

7、验货

1.在交货期前一周，通知验货员验货。

2.如果客户自己或指定验货人员来验货，需要在交货期一周前，约客户查货并告知计划部。

3.如果客户指定第三方验货公司或公正行等验货，要在交货期两周前与验货公司联系预约验货时间，确保安排好时间并将验货时间通知工厂。

8、制备基本文件

根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件（通常由业务跟单员负责制作，并交给单证员）。

9、安排商检

如果是国家法定商检产品，下订单时需说明商检要求和提供出口合同、发票等资料。告知工厂出口口岸以便办理商检。发货一周前应拿到商检换证凭单/条。

10、租船订仓

1.如果客户要求FOB条款（Free OnBoard），需要尽早与货代联系，了解出口口岸、船期等情况，确认工厂交货能否早于开船期至少一周，以及船期是否能满足客人要求。应在交货期两周前向货运公司发出书面装货单（SHIPPINGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

2.如由卖方支付运费，应尽早咨询货运公司或船公司关于船期、运价、开船口岸等信息。选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司并通告给客人。如需另选认可的船公司，需在开船前两周书面定仓。

3.货物不够一个小柜需走散货时，需向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还需了解截关时间、入仓报关要求等内容。

注：

•FOB条款（Free OnBoard）：即船上交货（指定装运港）。它指卖方在指定的装运港把货物送过船舷后交付，货过船舷后买方须承担货物的全部费用、风险、灭失或损坏，要求卖方办理货物的出口结关手续。

•装货单（SHIPPINGORDER）：装货单是接受了托运人提出装运申请的船公司，签发给托运人，凭以命令船长将承运的货物装船的单据。

11、安排拖柜

1.当货物制作完成并通过验货后，就要委托拖车公司提柜、装柜。为了确保安全和准时性，应选择信誉良好且价格合理的拖车公司，并签订长期合作协议。需要向拖车公司提供以下资料：定仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行以及装船口岸等信息。如果有验货公司参与装柜，需特别声明不能晚到，并要求回传一份上柜资料，包括柜号、车牌号、司机及联系电话等信息。没有与拖车公司长期合作，也可以通过货代安排货运事宜，并在支付本地费的一并支付提货相关费用。

2.发送一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快提供一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12、委托报关

在拖柜的需要将报关所需的资料交给合作的报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常需要预留两天时间（船截关前）进行报关。在委托报关时，应提供一份装柜资料，其中包括所装货物和数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等信息。

13、获得运输文件

1.在开船后两天内，需要将提单补料内容发送给船运公司或货代。补料应按照L/C或客户的要求来制作，并提供正确的货物数量和一些特殊要求，例如要求船公司随同提单出示的船证明等。

2.要督促船运公司尽快提供提单样板和本地费用账单。在仔细核对提单样本无误后，向船运公司书面确认提单内容。如果提单需要客人确认，则先传真提单样板给客人进行确认，再要求船运公司提供正本。

3.应及时支付运杂费等本地费用，并在付款后通知船运公司及时取得提单正本和其他运输文件。

14、准备其他文件

1.商业发票：在L/C要求的文件中，对商业发票的要求Zui为严格。发票日期应确定在开证日后、交货期前。发票中的货物描述必须与L/C上完全一致，小写和大写金额都必须准确无误。L/C上的发票条款也必须在发票中显示出来，并要显示唛头。如果需要办理对方大使馆认证，一般需要提前20天办理。

2.原产地证FORMA：原产地证FORMA需要在发货前到检验检疫局申请。需要注意的是，运输日期应在L/C的交货期和开船日前、发票日期后。如果无法在发货前办理，则需要办理后发证书，提供报关单、提单等文件。对于经香港转运的货物，原产地证FORMA通常需要在香港的中国商检公司办理加签，以证明货物未在香港进行再加工。目前市场上有许多代办该证的服务可供选择，可根据需求寻求代办服务。

注意：FORMA就是普惠制原产地证明书，是中国出口产品在给惠国享受Zui惠国税率基础上减免进口关税的官方凭证。目前有38个给予中国普惠制待遇的国家。

3.一般产地证CO（GeneralCertificate ofOrigin）：一般产地证可在中国贸易促进会办理，要求相对较低。在发货后较短时间内也可以补办。如果需要办理大使馆加签，原产地证书也需要提前20天办理，与发票的办理方式相同。目前市场上有许多代办原产地证的服务，费用一般在100-200元之间，可根据需要寻求代办服务。

注意：一般产地证（CO）是证明货物原产国（例如：中国）或原产地区（例如：澳门）或原产国家集团（例如：欧）盟)，具有法律效力的证明文件。

4.装运通知：通常要求在开船后几天内通知客人发货的细节，包括船名、航班次、开船日期、预计到达港日期、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等信息。有时L/C要求提供发送证明，如报告书、发函底单等，务必按照客户要求的时间内办理。

5.装箱单：装箱单应清楚地显示货物装箱情况。要标明每箱内装的数量、毛重和净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积应与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号以便于客户查找。装箱单的重量和体积应与提单相符。

15、交单

1.如果采用L/C方式收汇，应在规定的交单时间内备齐所有单证并仔细审核，确保没有任何错误后再提交给银行议付。

2.如果是采用T/T方式收汇，在取得提单后应该立即将提单的复印件通过电子邮件发送给客户进行付款确认。在收到余款后再将提单正本及其他文件（PI、PL、FORMA或CO）寄给客户。不要在未收到尾款的情况下就将正本寄给客户，因为客户一旦拿到提单正本就可以从目的港提货，这会增加供应商收款的风险。对于采用T/T预付款的客户，可以在发货前与货代沟通并选择提单电放服务。

16、业务登记

完成每单出口业务后，应及时进行登记以便于后续的查询、统计等操作。

17、文件存档

所有相关文件、L/C和议付文件都必须保存完整，以备后续查询和使用。