中小企业办理保安服务管理体系认证证书，通常可以按照以下步骤进行：
了解认证要求和标准
明确适用标准：保安服务管理体系认证常见的依据标准有 GA/T594-2006《保安服务操作规程与质量控制》等，要详细了解标准的各项要求，包括保安服务操作的基本要求（如门卫服务、守护服务、巡逻服务等不同服务形式的具体操作规范）、保安员及保安管理人员职责、服务合同评审签订、服务准备、质量检查与改进等方面的内容。
确定认证范围：明确企业所提供的保安服务具体类型和涉及的业务范围，例如是专注于某一特定区域的安保服务，还是涵盖多种场所（如商业写字楼、住宅小区、工厂等）的综合性保安服务等，以便对应认证标准中的相关要求。
准备相关材料
基础资料：
企业营业执照副本，用于证明企业的合法经营身份。
办公场所租赁合同及场所照片（照片需带有公司名称），以证实企业有固定的经营场所来开展保安服务相关业务。
公司的业务合同（通常需提供 3 份），作为企业实际从事保安服务业务的证明材料。
人员花名册表格，包含保安人员的基本信息（如姓名、年龄、性别、身份证号、岗位等），便于认证机构了解企业保安队伍的整体情况。
若有资质许可证要求（具体依据行业规定和认证机构要求而定），需准备相应的资质许可文件。
受审核组织多场所清单（若企业存在多个服务场所），详细列出各个场所的地址、服务内容等信息。
体系文件：
编写保安服务管理手册，手册应涵盖保安服务管理体系的范围、方针、目标，各部门及岗位的职责权限，保安服务流程和规范，以及质量控制、风险评估与应对等方面的内容。
制定保安服务相关的程序文件，如人员招聘与培训程序、服务质量监督与考核程序、应急处置程序、设备设施管理程序等，确保各项管理活动有章可循。
准备各类作业指导书，为具体的保安服务操作（如门卫服务、巡逻服务等）提供详细的操作指南和标准。
留存保安服务过程中产生的记录文件，包括值班记录、巡逻记录、培训记录、考核记录、客户反馈记录等，作为体系运行有效性的证据。
选择认证机构
机构资质与信誉：确保认证机构是由国家认监委批准的正规机构，可通过国家认监委的guanfangwangzhan查询认证机构的资质信息。了解认证机构在行业内的口碑和信誉度，可通过咨询其他已获得认证的企业或查阅相关评价来获取信息。
能力与经验：考察认证机构是否具备的审核团队，审核人员是否熟悉保安服务行业的特点和要求，以及是否有丰富的保安服务管理体系认证审核经验。例如，有些认证机构可能专注于特定行业领域的认证，在该领域积累了深厚的知识和实践经验，能够更准确地把握认证标准和审核要点，为企业提供更有针对性的指导和建议。
服务质量与效率：了解认证机构的服务流程是否规范、高效，在认证过程中能否及时与企业沟通并提供必要的指导和支持。包括从申请受理、文件审核、现场审核到颁发证书等各个环节的工作效率，以及对企业咨询问题的响应速度和解决问题的能力等。还可以了解认证机构是否提供后续的监督审核和跟踪服务，以确保企业的保安服务管理体系持续有效运行。
费用与性价比：认证费用是企业需要考虑的一个重要因素，但不应仅仅以价格作为选择认证机构的唯一标准。要综合考虑认证机构的资质、能力、服务质量等因素，评估其提供的服务与收费标准是否匹配，选择的认证机构。要明确认证费用的构成和支付方式，避免在认证过程中出现额外的不合理收费。
提交申请并签订合同
提交申请：按照认证机构的要求，填写认证申请表格，并将准备好的相关材料一并提交给认证机构。申请表格中通常需要填写企业的基本信息（如企业名称、地址、联系方式等）、认证范围、申请认证的标准等内容。
合同签订：认证机构对申请材料进行初步审核，若材料符合要求，双方将签订认证合同。认证合同应明确双方的权利和义务，包括认证的范围、内容、程序、时间安排、费用等重要条款。企业要仔细阅读合同条款，确保自身权益得到保障，如有疑问或不清楚的地方，应及时与认证机构沟通协商。
接受审核
文件审核：认证机构对企业提交的保安服务管理体系文件（如管理手册、程序文件、作业指导书等）进行详细审查，评估文件是否符合认证标准的要求，以及体系文件与企业实际保安服务业务的契合度。文件审核过程中，认证机构可能会提出问题或要求企业补充、修改相关文件。
现场审核：文件审核通过后，认证机构将安排审核组到企业的办公场所及保安服务现场进行实地审核。现场审核主要关注保安服务管理体系的实际运行情况，包括保安人员的工作状态、服务流程的执行情况、设备设施的配备与使用情况、应急处置措施的有效性等。审核组会通过与企业管理人员、保安人员交流，查阅相关记录文件，观察现场操作等方式收集证据，以验证体系运行的有效性和符合性。
不符合项整改：如果在文件审核或现场审核过程中发现不符合项，企业需要根据认证机构的要求制定整改计划，并在规定的时间内完成整改。整改完成后，向认证机构提交整改报告及相关证明材料，认证机构会对整改情况进行验证。
获得证书与后续监督
获得证书：当审核通过且不符合项整改得到验证后，认证机构将向企业颁发保安服务管理体系认证证书。证书上会标明认证的范围、标准、有效期等信息。企业应妥善保管证书，并在规定的范围内正确使用证书，如在企业宣传、投标等活动中展示证书，以证明企业在保安服务管理方面的能力和水平。
后续监督：为确保企业的保安服务管理体系持续符合认证标准的要求，认证机构会在证书有效期内对企业进行监督审核。监督审核的频率通常为每年一次，企业需按照认证机构的要求配合完成监督审核工作。在监督审核过程中，若发现企业的保安服务管理体系存在重大问题或不符合项，认证机构可能会暂停或撤销企业的认证证书。企业还应持续关注认证标准的更新和变化，及时对保安服务管理体系进行调整和完善，以保持体系的有效性和适应性。