马来西亚SCAN验厂：从收到审核通知到通过的关键步骤

SCAN验厂（Supplier Compliance Audit Network）作为聚焦供应链安全管理的第三方审核体系，其流程覆盖从审核通知到通过认证的全生命周期。以下是关键步骤的详细解析：

审核通知与任务分配

1.审核发起

（1）客户关联：工厂需与已成为SCAN会员的客户建立关联，确保信息被添加至客户在SCAN系统的共享列表中。无会员关联则无法发起申请。

（2）审核类型明确：客户需指定审核类型（如审核、跟进审核）、范围（产品线、生产区域）及期望时间。

（3）审核任务分配：SCAN管理团队根据轮换规则，将审核任务分配给第三方审核公司（ASP），工厂无法自主选择审核机构。

2.供应商确认：工厂需在收到审核通知后15天内确认审核预约，并安排好审核日期。逾期未确认可能导致审核延期或取消。

审核准备与文件提交

1.基础资料准备

（1）公司资质：营业执照、税务登记证、行业许可证（如食品生产许可证）、环保许可证、消防验收报告。

（2）人员信息：全厂员工名册、组织架构图、员工档案（含身份证号、联系方式）。

（3）运营文件：生产流程图、工艺说明、供应商管理记录、质量控制文件。

（4）安全文件：安全管理制度、应急预案、消防演习记录（每半年一次，含照片与签到表）、化学品清单及MSDS（安全数据表）。

2.培训与自查

（1）完成SCAN培训：供应商需完成SCAN供应商和工厂培训，熟悉标准要求。

（2）内部自查：使用SCAN自检清单提前识别问题，重点检查物理安全（如围墙高度、监控覆盖）、人员管理（如访客登记、权限分级）、流程管控（如货物收发记录）。

3.费用支付：根据工厂规模和审核天数支付费用，费用因工厂规模而异。支付后确定终审核日期。

现场审核实施

1.审核内容

（1）文件审查：检查工资工时记录（近12个月，需与考勤系统一致）、环保报告、设备维护记录等文件的完整性和真实性。

（2）实体安全：围墙、门禁、监控、照明等设施是否完好，消防通道是否畅通。仓库划分待检区、合格区、发货区，货物堆放与墙壁、消防设施保持安全距离。

（3）人员操作：员工是否佩戴防护用品、遵守安全规范（如机器操作规程），关键岗位（如仓库管理员）需更严格审查。

（4）员工访谈：随机抽取10%-15%员工（涵盖不同部门、工龄、性别），通过一对一或小组形式了解其对安全制度、工资福利的知晓情况，确认是否存在强迫劳动或歧视现象。

2.审核报告提交：审核员在现场审核后7天内提交报告至SCAN系统，详细记录不符合项（如消防通道堵塞、未支付高温津贴、工资记录缺失）。

整改与结果确认

1.CAPA分配：SCAN管理团队审核报告后，分配纠正措施（CAPA），明确整改要求及期限（通常60天内）。

（1）整改实施：工厂制定整改计划，解决不符合项（如修复消防设施、补全工资记录），并提交整改证据（如照片、文件）。

（2）关键项：若出现Critical缺陷（如围墙高度不足、监控系统失效），需优先整改，否则直接导致认证失败。

2.CAPA验证

（1）SCAN复核整改报告，决定是否重新开放CAPA或确认整改完成。

（2）验证方式：审核员对整改情况进行复核，确保所有问题均已关闭。

认证颁发与有效期

1.认证条件：总分≥76分，其中71-90分有效期1年；90分以上有效期2年。所有CAPA通过后，SCAN终确认审核完成，工厂获得合规认证。

2.突击审核风险：SCAN验厂可能为不通知审核，工厂需保持日常合规状态，定期自查（每季度对照SCAN标准进行物理安全、人员管理、流程管控等环节自查）。

高效通过的关键策略

1.提前准备

（1）物理安全：围墙高度≥2米，顶部加装防攀爬装置；门窗安装防盗装置；关键区域设置电子门禁系统。

（2）监控系统：覆盖厂区出入口、装卸货区、仓库，摄像头分辨率需满足人脸识别需求，录像存储时间≥90天。

（3）应急响应：配备灭火器、急救箱，定期组织演练（每年至少1次），确保员工掌握逃生路线和自救方法。

2.人员管理

（1）背景调查：新员工入职前核查身份信息、犯罪记录，关键岗位需更严格审查。

（2）权限分级：员工佩戴专属工牌，访客需经授权人员陪同并登记信息。

（3）培训记录：新员工入职培训≥8小时，涵盖安全操作规程、应急预案；每年复训≥4小时。

3.流程管控

（1）货物管理：收货时核对供应商信息、货物数量及包装完整性；发货前核实订单信息、收货方资质，所有记录保存至少1年。

（2）运输安全：运输车辆安装GPS定位系统，门窗、货箱配备防盗加固装置；使用符合ISO17712标准的安全封条，记录封条号并拍照存档。

4.持续改进

（1）数据分析：定期分析安全记录（如监控异常、员工违规），提出改进措施。

（2）行业动态跟踪：关注SCAN标准更新（如新增的网络安全条款），及时调整管理体系。