如何准备GRS认证管理体系文件 GRS认证年审注意事项

　　一、GRS认证管理体系文件准备

　　1.基础文件准备

　　企业资质文件：营业执照、税务登记证、组织机构代码证(三证合一企业提供统一社会信用代码证)，需在有效期内并清晰显示企业信息。

　　生产流程与布局文件：

　　绘制从原材料采购到成品交付的完整生产流程图，标注各环节工艺名称、设备使用情况及质量控制点。

　　提供车间和仓储区域平面图，明确机台排列、设备清单，并标识GRS再生材料专用区域(如独立仓库、生产线)。

　　GRS体系计划与产品规格表：明确GRS认证目标、实施步骤及产品中再生材料比例要求。

　　2.生产管理体系文件

　　GRS生产管理手册：

　　提交组织架构图，任命主要负责人(如GRS管理者代表)。

　　制定各部门管理程序，包括回收材料管控、化学品管理、社会责任等。

　　若存在外发加工，需提供外发单位的生产管理手册。

　　原料管理文件：

　　供应商评估记录：确保供应商具备GRS证书或提供回收材料证明。

　　采购文件汇总：包括采购合同、发票、运输单据、GRS原料交易证书(TC)及采购-使用-库存统计表。

　　验收检查记录：对来料外包装、标签、数量、标识等进行检查并记录。

　　生产追溯与风险控制：

　　生产追溯记录：覆盖工艺、投料、生产、质控、成品等环节，确保每批产品可追溯至原料来源。

　　风险点评估及控制措施：针对易污染、易混批等环节制定隔离和标识方案。

　　清洁与销售记录：

　　清洁记录：定期对仓库、生产设备、运输工具进行清洁并记录。

　　销售记录：包括订单、送货单、发票等，确保销售环节信息完整。

　　成品标签与总量平衡：

　　成品标签(唛头)：标注GRS信息(比例、认证机构代码)，使用GRS标志需通过CUC评估。

　　总量平衡统计：记录成品-原料(GRS/非GRS)-库存-销售-损耗数据。

　　3.环境与社会责任文件

　　环境管理体系文件：

　　环境政策、目标及管理方案，明确节能减排措施。

　　环评报告、排污许可证、废水/废气排放检测报告(需符合ZDHC要求)。

　　能源与水资源消耗记录，危险废物处理记录。

　　社会责任文件：

　　员工名册、劳动合同、工资发放记录(确保符合低工资标准)。

　　健康与安全管理制度(如安全培训记录、事故记录、劳保用品发放记录)。

　　禁止童工和强迫劳动的声明及证明文件。

　　4.化学品管理文件

　　化学品清单(名称、用途、用量)。

　　化学品安全数据表(MSDS)及采购记录。

　　化学品使用和存储管理制度，确保符合GRS化学品限制清单。

　　二、GRS认证年审注意事项

　　1.年审周期与时间安排

　　GRS认证证书有效期为1年，年审通常在证书到期前2个月启动，以确保有足够时间整改。

　　若企业发生重大变更(如生产地址迁移、工艺调整)或被投诉，认证机构可能增加审核频次。

　　2.年审核心内容

　　供应链管理：审核供应商是否持续符合GRS要求，包括供应商资质、采购合同及TC证书有效性。

　　再生成分比例：核查产品中再生成分是否持续达标(≥20%，特定产品需≥50%)。

　　环境管理：检查环保法规遵守情况，如废水/废气排放是否达标、化学品管理是否规范。

　　社会责任：评估员工权益保障，包括工时、工资、健康安全等是否符合标准。

　　追溯体系：确认企业是否维持完整的追溯体系，确保再生材料来源和去向可追踪。

　　3.年审前准备

　　文件整理：更新供应链文件、生产记录、环保报告、员工劳动合同等，确保真实、完整并按类别归档。

　　内部自查：对照GRS标准梳理生产经营活动，重点检查原材料采购、生产过程、质量控制、劳工权益、环境管理等方面。

　　现场检查：确保生产设备、环保设施(如污水处理设备)正常运行，标识清晰(如GRS专用区域标识)。

　　沟通协调：与认证机构确认审核时间、审核团队信息，安排内部对接人员协助审核。

　　4.年审中配合

　　文件审核：提供更新后的管理手册、程序文件、记录表格等，确保数据可追溯。

　　现场审核：配合审核员检查生产车间、仓库、办公区域，回答关于GRS标准执行情况的提问。

　　员工访谈：随机抽取员工访谈，了解其对GRS标准的掌握程度及实际操作情况。

　　5.年审后整改

　　制定整改计划：根据末次会议提出的整改意见，明确措施、责任部门、责任人及时间节点。

　　跟进整改进度：安排专人定期检查整改情况，确保按时完成。

　　提交整改报告：完成整改后向认证机构提交报告，配合可能的复查。

　　三、关键提示

　　持续改进：GRS认证是动态过程，企业需定期优化环境管理和认证体系，关注环保标准更新(如欧盟绿色新政)。

　　证书与TC管理：确保证书在有效期内，避免过期导致无法申请TC;妥善保管TC证书，确保出货产品可追溯。

　　成本与效益平衡：虽认证费用较高(如贸易公司约1.2万-1.85万元，加工厂约1.6万-2.35万元)，但长期看可提升订单利润、吸引绿色投资。