越南SCAN验厂如何实施的 常见哪些不符合项 必备策略有哪些

越南

A.申请准备阶段

1.确认验厂范围：明确覆盖的工厂、仓库等场所，确认验厂标准版本（如SCAN-CP、SCAN-Anti-Bribery）。

2.提交申请材料：包括营业执照、工厂平面图、员工花名册、社保缴纳记录、环保许可证、消防验收报告、劳动合同模板、质量手册、程序文件、内审记录等。

3.签订审核协议：确认审核费用（通常为1,500−3,000美元，视工厂规模而定），约定审核日期（需提前30天协调）。

B.现场审核阶段

1.开幕会议：审核组介绍流程与分工，企业指定陪同人员（建议HR+EHS负责人）。

2.文件审查：核对工资工时记录（近12个月，需与考勤系统一致）、化学品清单及MSDS、消防演习记录（每半年一次，含照片与签到表）等。

3.现场检查：

生产现场：检查设备安全、PPE使用、化学品存储。

宿舍/食堂：卫生条件、消防设施、人均居住面积（≥3㎡/人）。

仓库：危化品存储（如油漆需单独隔离）。

员工访谈：随机抽取10%-15%员工（涵盖不同部门、工龄、性别），询问工时、工资、管理问题。

闭幕会议：审核组通报初步发现的不符合项（如消防通道堵塞、未支付高温津贴），企业可现场解释或承诺整改期限（通常为15-30天）。

C.整改跟进阶段

1.接收CAP（纠正措施计划）报告：明确整改要求及时间限制。

2.提交整改证据：包括整改措施、完成时间、佐证材料（如照片、文件）。

3.审核员验证：SCAN复核整改报告，确保问题得到有效解决。

D.结果认证阶段

1.颁发SCAN证书：审核通过后，颁发有效期1年的证书（评分≥95分且所有纠正措施获SCAN批准，有效期可延长至2年；评分85-94分且所在国家安全风险评级为低/警戒/中等，有效期为1年）。

2.年度监督审核：维持认证状态需接受年度监督审核。

常见不符合项

A.封条管理失效

1.问题：未使用符合ISO 17712标准的高可靠性封条，或封条存放位置不安全（如暴露在潮湿/高温环境）。

2.后果：直接触发Critical项错误，审核不通过。

B.运输安全漏洞

1.问题：司机信息登记不全（如缺少车牌号、联系方式），运输路线未监控（如未通过GPS追踪货物轨迹），散货运输未重新加封。

2.后果：运输安全环节扣分，尤其是涉及货物安全的Critical项错误。

C.人员权限控制不严

1.问题：敏感岗位背景调查缺失（如未对仓管、IT人员进行犯罪史、吸毒史审查），离职员工权限未及时回收（如未注销门禁卡、电脑访问密码）。

2.后果：人员管理环节扣分，可能触发Critical项错误。

D.文件记录不完整

1.问题：缺失近3个月工资表、工时记录、环保报告、商业伙伴风险评估报告、合同安全条款等文件，或文件记录不一致（如工资单、考勤记录、银行流水数据矛盾）。

2.后果：文件审核不通过，直接导致审核失败。

E.物理安全设施不足

1.问题：围墙高度不足、监控存在盲区、照明不足、危险区域未标注警示标志、安全出口指示不明确。

2.后果：被判定为Critical问题，直接导致审核不通过。

F.员工培训与意识薄弱

1.问题：安全威胁意识培训、新员工培训或年度培训记录缺失，员工无法熟练使用英语或其他相关语言与审核人员顺畅沟通。

2.后果：审核员可能质疑企业安全管理能力，影响审核结果。

必备策略

A.提前准备，避免材料缺失

1.提前3个月启动资料整理，使用SCAN自检清单核对所需文件，确保基础文件、合规文件及管理体系文件齐全。

2.确保记录与实际操作一致（如工资工时记录与考勤系统匹配、消防演习签到表与照片对应）。

B.强化物理安全与程序合规

1.物理安全：确保围墙高度≥2米、监控无死角、照明充足，危险区域标注警示标志，安全出口指示明确。

2.程序合规：建立封条控制程序、访客登记制度、货物装卸流程等书面程序，并确保有效执行。

C.重点整改Critical项

1.优先处理Critical问题（如物理安全、封条管理），同步推进Must问题整改（如程序文件、访问控制）。

2.针对Should问题（如安全标识、监控覆盖），纳入持续改进计划，逐步提升管理水平。

D.提升员工意识与培训效果

1.针对访谈问题设计标准回答（如“公司每月10日准时发放工资”），并对参与准备工作的员工进行培训。

2.确保员工能够熟练使用英语或其他相关语言，以便与审核人员顺畅沟通。

E.建立持续改进机制

1.制定月度自查制度，定期评估管理体系有效性（如每季度复核封条控制程序）。

2.关注BSI更新的国家风险评级与标准修订，提前调整管理策略（如高风险国家增加监控设备）。

3.将SCAN标准延伸至供应商（如要求二级供应商通过SCAN认证），构建安全供应链生态。

F.借助专业机构辅导

通过专业机构（如深圳凯冠）进行差距分析，制定专项改进方案，提高通过率并降低审核成本。