泰国SCAN验厂突击审核如何应对 SCAN验厂基本准则有哪些

SCAN验厂突击审核应对策略

A.提前准备与系统化自查

1.组建专项小组：由管理层、HR、EHS、IT等部门组成跨职能团队，明确分工（如HR负责员工培训，IT负责网络安全），确保整改措施落地。

2.资源分配：分配专项预算用于升级监控系统、采购合规封条等硬件设施，确保物理安全达标。

3.模拟审核：邀请内部审核员或第三方机构进行模拟审核，使用SCAN Checklist逐项打分，识别薄弱环节（如封条记录缺失、应急预案未演练）。针对模拟审核问题，制定整改计划并设定完成时限（如15天内关闭Critical项）。

B.文件与记录管理

1.文件完整性：确保管理手册、程序文件、记录表格覆盖标准要求（如封条控制程序、访客登记制度），并保持记录与实际操作一致（如工资工时记录与考勤系统匹配）。

2.高频文件准备：提前准备工资工时记录（近12个月）、化学品清单及MSDS、消防演习记录（每半年一次，含照片与签到表）等高频审查文件。

3.快速响应额外文件需求：若审核员要求提供额外文件（如封条供应商测试报告），立即提供并解释背景（如“封条由承运商提供，已验证其符合ISO 17712标准”）。

C.现场应对与沟通技巧

1.指定陪同人员：安排HR负责人（解答人员管理问题）和EHS负责人（解答安全设施问题）陪同审核，确保解答专业。

2.关键区域引导：审核员检查关键区域（如仓库危化品存储区、装货平台）时，展示合规措施（如油漆单独隔离、封条施加记录）。

3.问题预判与解释：对可能存在问题（如监控盲区）提前准备解释（如“已制定升级计划，预计30天内完成”），避免隐瞒或误导。

D.员工访谈准备

1.样本覆盖性：确保访谈员工覆盖不同部门、工龄、性别，避免样本偏差。

2.标准回答设计：针对常见问题（如“公司如何发放工资？”）设计标准回答（如“公司每月10日准时发放工资”），并对参与准备工作的员工进行培训。

3.语言能力提升：确保员工能够熟练使用英语或其他相关语言，以便与审核人员顺畅沟通。

E.整改与持续改进

1.CAPA计划制定：针对审核问题分为Critical（如未限制非授权人员进入关键区域）、Must（如员工背景调查缺失）、Should（如文件记录不规范），优先整改Critical项，明确责任部门、责任人、完成时间和预期效果。

2.证据提交与验证：提供整改后照片、记录、培训材料等证据（如“封条库存审计记录”“新员工背景调查报告”），并通过内部审核、第三方审核或客户验收等方式验证整改效果。

3.月度自查与行业动态跟踪：建立月度自查制度，定期评估管理体系有效性（如每季度复核封条控制程序）；关注BSI更新的国家风险评级与标准修订，提前调整管理策略（如高风险国家增加监控设备）。

SCAN验厂基本准则

A.物理安全准则

1.围墙与门禁：围墙高度≥2米，顶部加装防攀爬装置（如铁丝网），底部硬化处理；主出入口设置门岗，配备电子门禁系统（如生物识别或密码锁）。

2.监控系统：关键区域（仓库、装卸区、出入口）安装24小时监控摄像头，录像保存≥90天，支持人脸/车牌识别。

3.照明与通风：夜间照明充足，通风系统良好，无监控死角。

4.仓库管理：货物分类堆放，设置隔离区域；高价值货物独立存放，配备防盗报警装置。

B.人员安全准则

1.背景调查：新员工（尤其是安保、仓库、IT岗位）需核查身份信息、犯罪记录及吸毒史；敏感岗位（如财务、采购）需额外审查关联交易记录。

2.权限管控：根据岗位职责分配区域访问权限，离职员工权限及时撤销（如注销门禁卡、电脑访问密码）；访客需登记信息并由授权人员陪同。

3.培训与演练：安保人员定期接受监控设备操作培训，熟悉可疑行为识别流程；每半年组织一次消防演练，记录含照片与签名。

C.货物安全准则

1.封条管理：使用符合ISO 17712标准的高安全性封条，装货后立即施加并记录封条编号；运输车辆安装GPS追踪系统。

2.七点检查：装货前执行“七点检查法”（核查集装箱前后、左右、底部、内外顶、内外门、外底盘），确保无破损或可疑标记。

3.运输路线：制定书面运输路线风险评估报告，选择安全可靠的物流合作伙伴；司机行驶路线需提前报备，偏离计划路线时24小时内通知执法机构及客户。

D.程序安全准则

1.记录管理：保存完整的安全检查记录、封条发放记录、员工培训签到表等，确保记录真实可追溯。

2.数据保护：制定信息技术安全政策，限制员工对敏感数据的访问权限；重要数据加密处理并定期备份至安全存储设备。

3.应急响应：制定网络安全事件应急预案，明确不同级别安全事件的响应流程、责任分工和处置方案。

E.合规与持续改进准则

1.法律合规：确保企业营业执照、税务登记证等基础文件合法有效；特殊行业需提供相关生产许可证（如ISO22000、FDA认证）。

2.环保管理：废水、废气排放需符合当地环保法规，提供近期检测报告；危险废弃物分类存放并委托合规机构处理。

3.CAPA整改：针对审核不符合项制定纠正措施计划（CAPA），明确责任人、整改措施及完成期限，SCAN管理团队复核通过后决定是否重新开放审核。