GSV认证对纠正和预防措施的规范 GSV认证对文件及记录管理的要求

　　一、纠正和预防措施的规范

　　GSV认证要求企业建立系统化的纠正与预防机制，以持续改进供应链安全管理体系，核心要求包括：

　　1.问题识别与分类

　　风险评估：通过定期风险评估(如每季度一次)识别供应链中的潜在安全漏洞，包括物理安全(如围墙破损)、程序漏洞(如货物封条管理缺失)或人员风险(如员工安全意识不足)。

　　事件分类：将问题分为“严重”“一般”“轻微”三级。例如，集装箱封条破损属于严重问题，需立即停运并启动调查;访客登记信息缺失属于一般问题，需限期整改。

　　2.根本原因分析

　　采用“5Why法”或“鱼骨图”工具追溯问题根源。例如，若发现货物短缺，需排查是否因装货区隔离措施不足导致非法替换，或因监控盲区导致盗窃。

　　3.纠正措施制定与执行

　　短期措施：针对紧急问题立即采取行动，如加固围墙至≥2.5米、增设高清摄像头覆盖盲区。

　　长期措施：修订安全管理制度，如将“围墙检查”纳入月度维护计划，并明确责任人。

　　跨部门协作：例如，IT部门需配合升级门禁系统(如刷卡+人脸识别)，确保设备记录完整。

　　4.预防措施与效果验证

　　培训强化：每季度开展反恐培训，内容涵盖可疑包裹识别、应急处理等，并通过考核确保员工掌握技能。

　　供应商管理：对高风险供应商(如来自冲突地区的原材料供应商)进行额外审核，并要求其通过C-TPAT认证或签订反恐协议。

　　效果验证：通过模拟演练(如消防演习)或第三方审核验证措施有效性，确保整改关闭率达标。

　　二、文件及记录管理的要求

　　GSV认证要求企业建立完整的文件化管理体系，确保所有安全活动可追溯、可验证，核心要求包括：

　　1.文件完整性

　　核心文件清单：

　　资质文件：营业执照、税务登记证、安全生产许可证等。

　　管理体系文件：安全管理制度、应急预案、反恐手册、供应商管理条款。

　　操作程序文件：货物封条管理程序、钥匙发放回收记录、建筑物围墙检查记录。

　　培训记录：反恐培训签到表、培训内容(如可疑行为识别)、照片及考核结果。

　　供应链文件：供应商评估报告、货运公司反恐协议、货物短缺盈余处理程序。

　　环境与健康安全文件：废弃物处理记录、消防设施检查表、职业危害评估报告。

　　文件格式规范：所有文件需标注版本号、生效日期及修订记录，例如《反恐安全手册V2.0-202510》。

　　2.记录准确性

　　数据一致性：文件记录需与实际生产情况一致。例如，工资单显示的工时需与考勤记录匹配，培训记录中的参与人员需与现场访谈结果一致。

　　关键信息完整：访客登记表需填写身份证号、进入时间及目的，货物收发记录需包含车号、司机信息及铅封号。

　　3.保存期限要求

　　监控录像：保存≥90天，确保可追溯货物运输轨迹。

　　工资单与考勤记录：保存≥2年，以备劳动部门核查。

　　培训记录与考核结果：保存至员工离职后1年，证明培训有效性。

　　供应商评估报告：保存至合作终止后3年，确保供应链透明度。

　　4.电子化管理系统

　　使用ERP或专用软件管理安全计划、培训记录、审核报告等文件，设置自动提醒功能(如监控录像保存到期提醒)。

　　建立文件保存期限表，明确各类记录的Zui低保存要求，例如：

　　消防设施检查记录：≥1年

　　反恐审核记录：≥3年

　　货物封条检测报告：≥5年

　　5.定期自查与改进

　　每月核对文件与实际生产情况(如工资单与考勤记录匹配性)，及时修正差异。

　　每半年开展一次内部审核，评估文件管理体系的有效性，并保留审核报告及整改记录。