香港公司董事利益冲突申报 + 决策合规自查清单

本清单依据香港《公司条例》及普通法信义义务要求制定，涵盖利益冲突申报、重大决策合规审查两大模块，附标准披露模板与留痕要点，助力董事规避履职风险。

一、 利益冲突申报管理

1. 需申报的利益冲突情形

2. 标准申报模板（可直接填写）

董事利益冲突申报书

致：[公司名称] 董事会申报人：[董事姓名] 董事职位：[如执行董事 / 非执行董事]申报日期：[年 / 月 / 日]

1. 冲突基本信息冲突类型：□自我交易 □关联交易 □商业机会侵占 □职务兼职 □其他______涉及方：[如本人 / XX 公司 / XX 亲属]具体事项描述：[例：本人控制的 XX 贸易公司拟向本公司供应原材料，合同金额 XX 港元]

2. 利益关联程度本人在该事项中所占利益比例：______是否影响公司决策公正性：□是 □否 说明：______

3. 申报承诺本人承诺上述信息真实完整，自愿回避该事项的董事会表决，并配合公司核查相关细节。

申报人签字：_________董事会签收人：_________ 签收日期：_________

3. 申报与留痕要求

• 申报材料需提交至公司秘书存档，并存入董事会议记录册，保存期限不少于 7 年。

• 涉及利益冲突的事项，申报董事必须回避董事会表决，不得参与讨论或施加影响。

• 若事后发现未申报的利益冲突，需在 1 个工作日 内补报，并书面说明延迟原因。

二、 重大决策合规自查清单

1. 需合规审查的重大决策范围

• 公司核心资产处置（如不动产、知识产权、主要业务线转让）

• 大额借贷、对外担保（金额超过公司净资产 10%）

• 公司合并、分立、注销、章程修改

• 向董事 / 关联方提供贷款或担保

• 重大投资项目（投资额超过公司净资产 20%）

2. 决策合规自查要点（逐项核对打√）

3. 决策留痕关键要求

• 董事会会议需在会后 14 天内 整理书面记录，由参会董事签字确认，记录需明确决策依据、讨论过程及表决结果。

• 所有决策相关的邮件、报告、合同副本需与会议记录一并存档，以备监管核查或诉讼举证。

• 若董事对某项决策存在异议，需在会议记录中明确记载反对意见及理由，避免被连带追责。

三、 责任规避补充提示

1. 若董事对决策合规性存疑，可聘请独立第三方机构（如律师事务所、会计师事务所）出具专业意见，作为履职免责证据。

2. 公司资不抵债时，任何重大决策需优先咨询破产管理人，不得擅自作出分红、投资等决定。