企业备案Q/GB/如何避免旧号沿用

企业备案Q/GB/如何避免旧号沿用

1. 旧号沿用的根因：没有“停用机制”和“唯一真源”

旧标准号继续被使用，通常不是因为人员故意，而是体系缺两样：

• 停用机制：旧号什么时候失效、谁负责回收、怎么防止继续使用

• 唯一真源：标准号与版本到底以哪个系统/台账为准

2. 防旧号沿用的三道“硬控制”

（1）台账锁定：台账是唯一真源
标准号台账必须包含：状态（有效/作废）、生效日期、作废日期、替代标准号。
台账未更新，任何资料不得发布。

（2）模板锁定：所有对外模板从台账取值
说明书模板、铭牌模板、页面字段模板、备案填写模板必须从台账/主数据拉取或人工对照核验，禁止手填自由发挥。

（3）发布锁定：发布包制
每次上线/发货前输出“发布包”：

• 当前有效标准号

• 说明书版本、铭牌版本、页面版本

• 适用批次
  发布包未签核，生产与运营不得使用。

3. 旧号回收的“清场动作”（建议每次升级必做）

• 回收旧版铭牌模板、旧版说明书PDF、旧版页面参数表

• 旧文件移动到“封存区”，并设置只读权限

• 在封存文件名中标注“作废/禁用”

• 生产线与运营培训：明确生效批次与识别方式

4. 抽查解释话术（当被发现旧号时）

• “该批次属于旧版本执行区间，旧号适用于该批次；新版本自××批次起启用。我们可提供版本发布记录与批次隔离说明。”
  前提是你确实做了批次隔离并有证据。

避免旧号沿用靠三件事：台账锁定（唯一真源）、模板锁定（从源头取值）、发布锁定（发布包制+签核）。每次版本升级必须执行旧文件回收与封存，配合批次隔离记录，才能从机制上消灭“旧号继续被用”的问题。